Verkoopkansen (sales)

Verkoopkansen (sales)

Binnen de ‘Sales, offertes en orders’ module heeft u de mogelijkheid om al uw potentiële klanten, die ook wel ‘leads’ worden genoemd, in Silvasoft te noteren. Vervolgens kunt u deze leads door verschillende verkoopfases heen managen. Door een lead in een bepaalde fase te plaatsen, weet u direct waar een lead zich bevindt in uw verkoopproces en weet u ook welke actie u moet ondernemen en welke acties er al zijn ondernomen. U kunt namelijk afhankelijk van de fase waarin een lead zich bevindt, een actie koppelen aan deze fase.

Met deze verkoop functionaliteit binnen Silvasoft verliest u dus nooit meer een lead uit het oog. U krijgt een melding wanneer u een lead moet opvolgen, u kunt per lead zien in welke fase van uw verkoopproces de lead zich bevindt en u kunt zelfs instellen dat een lead automatisch wordt gemaild door u. Op deze manier krijgt een lead een juiste behandeling en raakt u de grip op uw leads nooit meer kwijt.

Afhankelijk van uw verkoopproces dienen er binnen Silvasoft dus fases te worden aangemaakt en kunt u leads (automatisch of handmatig) naar een volgende fase plaatsen. U kunt zelfs instellen dat wanneer een lead een bepaalde fase bereikt (automatisch of handmatig) deze lead automatisch wordt gemaild vanuit Silvasoft.

Inhoudsopgave:

Om u goed alle mogelijkheden van Silvasoft te kunnen uitleggen, gaan we in dit artikel werken met een voorbeeld. In dit voorbeeld gaan we uit van een aannemersbedrijf die via de website regelmatig offerte aanvragen krijgt. Het standaard verkoopproces van dit aannemersbedrijf is dat zodra een offerte aanvraag binnenkomt, dat allereerst een afspraak wordt gepland voor een locatiebezoek. Alleen dan kan het aannemersbedrijf namelijk een juiste offerte opstellen. Zodra het locatiebezoek heeft plaatsgevonden zal het aannemersbedrijf binnen uiterlijk 7 dagen een offerte opstellen en versturen naar de klant. Als het aannemersbedrijf, na het versturen van de offerte, binnen 10 dagen geen reactie krijgt van de klant dan zal het aannemersbedrijf de klant gaan opvolgen door middel van een telefoontje of e-mail.

Hieronder hebben we alle fases uit dit verkoopproces uiteengezet:

  1. Fase 1: Lead heeft een offerte aangevraagd, dus de lead moet gebeld worden voor een afspraak voor een locatiebezoek.
    • U kunt de lead toevoegen in Silvasoft. Deze zal automatisch in fase 1 terecht komen. U kunt instellen dat de lead na bijvoorbeeld 2 dagen in de werkvoorraad komt met een melding dat u deze lead niet moet vergeten. De werkvoorraad in Silvasoft is een ‘bak’ waarin alle leads komen waar direct wat mee moet worden gedaan, omdat het anders te lang duurt voordat er actie wordt ondernomen op deze lead. Zodra u de lead heeft gebeld en een afspraak heeft ingepland, kunt u de lead handmatig naar fase 2 plaatsen.
  2. Fase 2: Afspraak voor locatie bezoek is ingepland
  3. Fase 3: Locatiebezoek gedaan. Offerte moet opgesteld worden.
    • Zodra het locatiebezoek is gedaan, verplaatst u de lead van fase 2 naar fase 3. Nu moet de offerte gemaakt worden. U kunt instellen dat als u de lead na bijvoorbeeld 3 dagen nog geen offerte heeft gestuurd dat u een melding krijgt in uw werkvoorraad zodat u deze lead niet vergeet.
  4. Fase 4: Offerte is verstuurd. Klantreactie afwachten.
    • Zodra u de offerte heeft verstuurd naar de lead, kunt u de lead verplaatsen van fase 3 naar fase 4. Nu moet u wachten op een reactie van de lead op de offerte. U kunt instellen dat als u geen reactie heeft gekregen binnen bijvoorbeeld 10 dagen dat de lead automatisch naar de fase 5 gaat: ‘Lead opvolgen’.
  5. Fase 5: Lead opvolgen
    • U kunt er voor kiezen om de lead in uw werkvoorraad te laten komen, zodat u de lead handmatig kan opvolgen via bijvoorbeeld telefoon of e-mail, maar u kunt er ook voor kiezen om de klant automatisch vanuit Silvasoft te laten mailen, zodra de lead in deze fase terecht komt. Deze automatische e-mail kunt u eenvoudig instellen via Silvasoft en zal verderop worden uitgelegd.
  6. Fase 6a: Deal
    • Zodra de lead aangeeft dat hij klant wil worden, kunt u de lead verplaatsen naar deze fase.
  7. Fase 6b: No deal
    • Zodra de lead aangeeft dat hij geen klant wil worden, kunt u de lead verplaatsen naar deze fase.

Hieronder zullen we uitleggen hoe we dit voorbeeld kunnen instellen in Silvasoft.

Ga binnen Silvasoft naar het menu item: Verkoop (Sales) > Mijn Verkoopkansen. U ziet nu verschillende tabjes staan, namelijk: ‘Werkvoorraad’, ‘Eigen tab 1’, ‘Eigen tab 2’, etc. Zodra u alle instellingen heeft gedaan en leads gaat toevoegen, kunt u per tab zien waar een lead zich bevindt in uw verkoopproces. De tabnamen kunt u zelf aanpassen zodat u een duidelijk overzicht krijgt. Dit gaan we verderop in het artikel nog uitleggen.

In het tabblad ‘Werkvoorraad’ ziet u straks de acties die u direct moet ondernemen, omdat u bijvoorbeeld een bepaalde termijn bijna heeft overschreden. In de overige tabjes gaat u straks overzichtelijk zien waar een lead zich bevindt in het verkoopproces.

Allereerst gaan we de verkoopfases aanmaken uit het voorbeeld.

Om een fase aan te maken gaat u in het menu naar Verkoop (Sales) > Instellingen. U komt nu direct bij de instelling terecht waar u de fases (stages) kunt aanmaken. U klikt op ‘Nieuw’ om een fase aan te maken.

U komt nu in een scherm waarin u alles kunt instellen rondom een fase. Lees hier goed de informatie achter de i-tekentjes voor meer duidelijkheid. Ook is het niet noodzakelijk om hier alles in te vullen. Dit zal afhankelijk zijn van uw wensen en van de fase die u toevoegt. Hieronder zullen we alle velden uitleggen:

  • Naam: hier kunt u de naam instellen van de fase. In ons voorbeeld was de naam van fase 1 ‘Lead heeft een offerte aangevraagd, dus de lead moet gebeld worden voor een afspraak voor een locatiebezoek.’. Deze vullen wij dus hier in.
  • Volgorde: hier vult u de volgorde van de fase in. Als u de eerste fase toevoegt vult u hier 1 in.
  • Standaard kans bij deze fase: hier kunt u aangeven wat de kans is dat de lead, die zich in deze fase bevindt, klant wordt. In fase 1 is die kans misschien nog niet zo groot want er is alleen maar een eenvoudige offerte aanvraag binnengekomen, maar als u op locatiebezoek bent geweest, dan is deze kans misschien al een stuk groter. Door een prijs te koppelen aan deze lead (bijvoorbeeld de gemiddelde omzet per klant) kunt u hier een gewogen bedrag zien. Is de gemiddelde omzet per klant in uw bedrijf € 1000,- en is de kans dat een lead, die zich in fase 1 bevindt, klant wordt 50%? Dan is de gewogen omzet die uit deze lead komt € 500,-. Dit is verder geheel optioneel om in te vullen.
  • Standaard fase voor nieuwe verkoopkansen?: hier vult u in of deze fase de eerste fase is waarin een lead terecht komt. In ons geval is dat zo, dus wij plaatsen hier een vinkje.
  • Klantfase?: plaats hier een vinkje als het een eindfase is, waarin de lead heeft aangegeven dat hij klant wil worden.
  • Archieffase?: plaats hier een vinkje als het een eindfase is waarin de lead heeft aangegeven dat hij géén klant wil worden.
  • Verplaats verkoopkansen automatisch naar volgende fase?: hier vult u in als u wilt dat een lead automatisch na een aantal dagen wordt verplaatst naar een volgende fase. In ons voorbeeld zou dit het geval zijn bij fase 4: ‘Offerte is verstuurd. Klantreactie afwachten.’. U wilt dan dat de lead, als hij niet heeft gereageerd op de verstuurde offerte, na 10 dagen automatisch wordt verplaatst naar fase 5 ‘Lead opvolgen’.
  • E-mailen actief voor deze fase?: als u wilt dat u een lead automatisch e-mailt zodra de lead in deze fase terechtkomt, kunt u dit hier in stellen. In ons geval zouden we de lead automatisch kunnen e-mailen als deze wordt verplaatst naar fase 5 ‘Lead opvolgen’. Als we een vinkje plaatsen achter ‘E-mailen actief voor deze fase?’ dan kunt u vervolgens een e-mailtemplate aanmakenvia de blauwe knop ‘Nieuwe template’. Vervolgens kunt u eventueel instellen dat u niet in het weekend wilt e-mailen en u kunt instellen of u altijd op een specifiek tijdstip wilt e-mailen. Dit doet u bijvoorbeeld om te voorkomen dat in de avond of in de nacht een e-mail wordt gestuurd.
  • Plaats met waarschuwing in werkvoorraad na x dagen in deze fase: hier vult u in na hoeveel dagen u wilt dat deze lead in uw werkvoorraad verschijnt als melding. In ons geval willen we, nadat de lead een offerte aanvraag heeft gedaan, de lead uiterlijk na 2 dagen gebeld hebben voor een afspraak. Wij vullen hier dus 2 in, zodat de lead op tijd in onze werkvoorraad verschijnt. Dat is dus het geval zodra de lead 2 dagen in fase 1 heeft gezeten.
  • Plaats met uitroepteken in werkvoorraad na x dagen in deze fase: als u wilt dat de lead op een gegeven moment als hoge prio in uw werkvoorraad verschijnt dan kunt u het hier het aantal dagen invullen voordat dit gebeurt. Wij vullen hier 3 in.
    Conclusie, na 2 dagen krijgen we een melding in onze werkvoorraad, gebeurt er dan nog steeds niks mee? Dan zal een dag later (na 3 dagen) de melding met een uitroepteken in beeld komen, zodat deze lead met hoge prio in uw werkvoorraad verschijnt, zodat deze lead niet vergeten kan worden.

Klik vervolgens op opslaan. Via bovenstaande uitleg kunt u nu alle fases aanmaken die van toepassing zijn op uw verkoopproces.

Voorbeeld:

Nu u deze fases heeft aangemaakt gaan we die toevoegen aan de tabbladen die staan bij het menu item Verkoop (Sales) > Mijn verkoopkansen. Klik daarvoor op de tekst ‘Configureren’.

U komt nu in een scherm waarin u de tabnamen kunt aanpassen. Vervolgens kunt u aan deze tabjes verschillende fases koppelen. U heeft in Silvasoft 5 tabjes, en in ons voorbeeld hebben we 7 fases. Dit moeten we dus goed gaan verdelen. Na het aanpassen van de tabnamen en het toevoegen van de fases aan de verschillende tabjes krijgen we in ons voorbeeld het volgende scherm:

Nu heeft u alle instellingen gedaan en kunt u leads die via uw website binnenkomen gaan toevoegen in Silvasoft. Dit doet u via het menu item Verkoop (Sales) > Mijn verkoopkansen > Nieuw.

U kunt nu verschillende gegevens invullen bij deze lead. Hieronder zullen we alle mogelijkheden uitleggen.

  • Titel: hier vult u de titel van deze lead / verkoopkans in. U kunt hier bijvoorbeeld de naam van de lead plaatsen.
  • Verantwoordelijke: indien u met meerdere gebruikers/werknemers in Silvasoft werkt, kunt u hier uzelf selecteren. De werkgever kan via het menu item Verkoop (Sales) > Alle Verkoopkansen, namelijk alle toegevoegde verkoopkansen zien en per verkoopkans zien wie daarvoor verantwoordelijk is.
  • Omschrijving: hier kunt u een omschrijving geven van bijvoorbeeld de offerte aanvraag.
  • Kans in %: hier kunt u de kans geven (of overschrijven) dat deze lead een klant wordt.
  • Bedrag: hier kunt u een schatting geven van de omzet die deze klant zou kunnen gaan opleveren.
  • Relatiegegevens: hier kunt u de leadgegevens invullen.
  • Fases: hier ziet u in welke fase de lead zich bevindt en hier kunt u ook de fase aanpassen naar bijvoorbeeld de volgende fase. Heeft u bijvoorbeeld de lead gebeld en een afspraak gemaakt voor een locatiebezoek? Dan kunt u de lead verplaatsen naar de volgende fase. Dit kunt u doen in dit tabblad.
  • Log: hier kunt u optioneel logberichten plaatsen. Als u de klant bijvoorbeeld heeft gebeld of als u een locatiebezoek heeft gedaan dan kan het zijn dat u extra informatie heeft gekregen die bijvoorbeeld niet in de offerte aanvraag stond. Alle extra info en communicatie kunt u dan hier noteren.
  • Taken: hier kunt u optioneel taken maken die u heeft bij deze lead.

Nu u de lead heeft toegevoegd, kunt u deze terugvinden in de tabbladen onder het menu item Verkoop (Sales) > Mijn Verkoopkansen. In het laatste tabblad ‘Al mijn verkoopkansen’ ziet u alle verkoopkansen staan, dus ook degene die u zojuist heeft toegevoegd. Verder zullen deze verkoopkansen ook nog in een ander tabblad staan, afhankelijk van de fase waar deze lead zich in bevind. Als u leads ziet staan in het tabblad ‘Werkvoorraad’ dan weet u dat u hier snel iets mee moet doen. Het is dus handig als u elke dag dat u werkt allereerst kijkt welke leads zich in de werkvoorraad bevinden want dat zijn de leads waar met hoge prio wat mee moet worden gedaan. Heeft u deze ‘bak’ leeggewerkt dan kunt u in de verschillende tabjes zien wat er per lead nog moet gebeuren.

Vragen of problemen?

Hopelijk kunt u via dit artikel aan de slag met de sales functionaliteit binnen de module ‘Sales, offertes en orders’. Het is belangrijk dat u eerst uw eigen verkoopproces in kaart brengt en dit dan vervolgens gaat instellen in Silvasoft. Hopelijk komt u er aan de hand van dit artikel uit! Indien gewenst kunnen wij u verder op weg helpen met het instellen van uw verkoopproces in Silvasoft. Als u dit wilt of als u aan de hand van dit artikel verder nog vragen heeft? Maak dan een support ticket aan of bel ons op +31 (0)10 – 307 39 45 en we helpen u graag verder!

in Module sales, offertes & orders

Reageer op dit artikel



X
- Enter Your Location -
- or -