Uren, afwezigheid en verlof inboeken

In dit artikel leggen we uit hoe u uren kunt inboeken met de module ‘Uren & personeel’.

Nieuwe registratie

U kunt een nieuwe urenregistratie toevoegen op de volgende manier:

  1. Onder menu item: ‘Urenregistratie’ > ‘Dashboard’ vindt u de knop ‘+ Nieuwe registratie, of
  2. Onder menu item(s): ‘Mijn / Alle urenregistratie(s)’ vindt u de knop +Dag(en) of een overzicht van meerdere (werk) dagen terug,
  3. Selecteer de dag waarvoor u uren, afwezigheid of verlof wilt inboeken, aan de rechterkant verschijnt ‘Registraties op geselecteerde dag’,
  4. Maak nu een selectie tussen ‘Urenregistraties’, oftewel uw werk gerelateerde activiteiten of ‘Afwezigheidsregistraties’, uw verlof redenen,
  5. Met de ‘+ Nieuw’, ‘Bewerken’ en ‘X Verwijderen’ knoppen kunt u uw registraties toevoegen en bewerken,

U kunt uw afwezigheid- en verlof ook aanvragen via menu item ‘Personeel (HRM)’ via ‘Mijn / alle afwezigheid / verlof’.

Urenregistratie

Als u kiest voor ‘Urenregistraties’ dan vindt u de mogelijkheid een registratie toe te voegen of te bewerken, hier heeft u de volgende velden tot uw beschikking:

  • Aantal uren: het gewerkte aantal uren, u mag dit met twee decimalen achter de komma aangeven,
  • Project (optioneel)*: als u de module ‘Projectmanagement’ gebruikt dan kunt u hier een aan u gekoppeld project selecteren,
  • Projectfase: indien een project gekoppeld is dan kunt u hier optioneel op een projectfase boeken,
  • Omschrijving: hier voegt u een ‘beknopte’ omschrijving van uw verrichte activiteiten in,
  • Facturabel: indien de module ‘Facturatie’ wordt gebruikt kunt u de facturen die ‘Facturabel’ zijn samenvoegen en op een (concept) factuur plaatsen

*Als u uren registreert gekoppeld aan projecten en projectfases dan vindt u deze ook terug onder de module ‘Projectmanagement’.

Wanneer u alle relevante velden heeft ingevuld dan kunt u de registratie opslaan. U ziet dan de omschrijving, het eventuele gekoppelde project, de ingevulde uren en of het facturabel is verschijnen. Op basis van uw dienstregeling en de door u ingevulde uren heeft u een kolom ‘Gewerkt’, ‘Overwerk’ en ‘Afwezig’ die gevuld worden. Indien u een volledige werkdag op basis van uw dienstregeling heeft ingevuld dan krijgt u de status ‘✔’ (voltooid), dient er nog geboekt worden dan staat er ‘‘ (onvoltooid) en heeft u teveel werkt dan verschijnt ‘+’ (overwerk).

Indien u afwezigheid en/of verlof heeft geregistreerd dan wordt dit ook in deze weergave verwerkt. Indien u uren inboekt op een feestdag binnen uw administratie dan worden de gewerkte uren als overwerk geregistreerd.

Afwezigheidsregistraties

Als u kiest voor ‘Afwezigheidsregistraties’ dan vindt u de mogelijkheid een registratie toe te voegen of te bewerken, hier heeft u de volgende velden tot uw beschikking. Deze weergave verschilt ten opzichte van de reguliere urenregistraties en toont de ‘Van’ en ‘Tot’ data van de afwezigheid. Het type afwezigheid dat geregistreerd wordt, het totaal aantal uren en de status (goed- of afgekeurd).

Zodra u op ‘+ Nieuw’ klikt kunt u de volgende velden gebruiken:

  • Persoon: als beheerder kunt u urenmedewerkers aanvinken, deze gebruikers zien hier hun eigen naam, een beheerder kan hier een selectie van alle medewerkers met module ‘Uren & personeel’ maken,
  • Vanaf: de vanaf datum, deze is vrij invulbaar als u via menu item ‘Personeel (HRM)’ een registratie doet
  • Van tijd: start tijd van de registratie
  • Tot en met: de tot en met datum, deze is vrij invulbaar als u via menu item ‘Personeel (HRM)’ een registratie doet
  • Tot tijd: eind tijd van de registratie
  • Type: het soort afwezigheid, dit kan ‘Verlof’, ‘Ziekte’ of ‘Bijzonder verlof’ zijn, ook kan een reden ingevoerd worden

Onder ‘Totaal uren’ wordt het totaal aantal afwezige/verlof uren voor deze registratie getoond. Dit wordt berekend op basis van het aantal uren (tussen de van en tot tijd) dat binnen de werkdag valt, minus pauzes die binnen deze tijden vallen.  Op basis van de dienstregeling instellingen, wordt bepaald wat de tijden zijn van werkdagen. Dienstregelingen beheert u via de module menu Instellingen > Dienstregelingen.

  1. Als u klaar bent met de registratie klikt u op ‘Opslaan’,
  2. Uw afwezigheidsregistratie wordt geregistreerd en krijgt de status ‘In behandeling’, uw beheerder dient deze nu goed te keuren.

Alle afwezigheidsregistraties die u als beheerder voor uzelf ingeeft worden automatisch goedgekeurd.

Afwezigheidsregistraties via menu item ‘Personeel (HRM)’

U kunt ook afwezigheid registreren via menu item ‘Personeel (HRM)’. Dit doet u via ‘Mijn afwezigheid / verlof’ en/of ‘Alle afwezigheid / verlof’ via de ‘+ Nieuwe aanvraag/melding van afwezigheid’ knop, maar ook op het dashboard van deze module vindt u een knop ‘+Nieuw verlof’ en ‘+Ziekteverzuim toevoegen’.

Nadat u de afwezigheidsregistratie bent gestart heeft u de volgende velden die u dient te vullen:

  • Persoon: als beheerder kunt u urenmedewerkers aanvinken, deze gebruikers zien hier hun eigen naam, een beheerder kan hier een selectie van alle medewerkers met module ‘Uren & personeel’ maken,
  • Vanaf: de vanaf datum
  • Van tijd: start tijd van de registratie
  • Tot en met: de tot en met datum
  • Tot tijd: eind tijd van de registratie
  • Type: het soort afwezigheid, dit kan ‘Verlof’, ‘Ziekte’ of ‘Bijzonder verlof’ zijn, ook kan een reden ingevoerd worden

Onder ‘Totaal uren’ wordt het totaal aantal afwezige/verlof uren voor deze registratie getoond. Dit wordt berekend op basis van het aantal uren (tussen de van en tot tijd) dat binnen de werkdag valt, minus pauzes die binnen deze tijden vallen.  Op basis van de dienstregeling instellingen, wordt bepaald wat de tijden zijn van werkdagen. Dienstregelingen beheert u via de module menu Instellingen > Dienstregelingen.

Uw afwezigheidsregistratie wordt geregistreerd en krijgt de status ‘In behandeling’, uw beheerder dient deze nu goed te keuren.

In het scherm van ‘Mijn / Alle urenregistraties / verlof’ vindt u een overzicht van uw actuele, historische en toekomstige afwezigheidsregistraties terug. Ook vindt u een overzicht van uw vrije dagen en feestdagen terug.

Vragen?

In deze handleiding heeft u gelezen hoe u uren, afwezigheid en verlof kan ingeven binnen Silvasoft. Heeft u nog vragen, bel dan gerust onze helpdesk op: +31 (0)10 – 307 39 45.

in Module uren & personeel

Reageer op dit artikel