Taken & Agenda functionaliteit

Met Taken & Agenda heeft u een overzicht van alle (project) taken binnen uw bedrijfssoftware pakket, maak eenvoudig taken aan en werk samen aan ‘deliverables’.

De ‘Taken & Agenda’ functionaliteit bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Aankomend, Achterstallig en Afgehandeld: hiermee kunt u zien welke taken u binnenkort dient te behandelen, welke taken nog achterstallig zijn en welke u reeds heeft afgehandeld.
  • Agenda: heeft ziet u al uw eigen taken terug maar ook alle publieke taken binnen de administratie in een agenda weergave. U kunt taken aanklikken en slepen naar andere dagen en/of de duur van de taak verhogen of verkleinen. De weergave van dit tabblad kunt u ook zetten naar een Maand, Dag of Week overzicht.
  • Doorverwezen taken: een overzicht met alle taken die aan u zijn doorverwezen of die u zelf heeft doorverwezen.
  • Scrum board: waarin u een ‘Todo’, ‘Bezig’ en ‘Afgehandelde’ taken overzicht heeft waarmee u efficiënt uw openstaande taken kunt verwerken.
  • Lijst / Export: biedt de mogelijkheid om gemakkelijk een lijst van uw taken te exporteren.
  • Tonen: met tonen kunt u als project leider ervoor kiezen om uw eigen taken maar ook taken van uw project medewerkers inzichtelijk te maken vanuit uw eigen account.

Ook heeft u Instellingen waarmee u de opties van taken & agenda meer eigen kan maken.

  • Persoonlijke instellingen: u heeft de mogelijkheid om iedere dag gemaild te worden met een overzicht van uw openstaande taken.
  • Labels: u kunt labels beheren die gebruikt kunnen worden op taken.
  • Taken importeren: via onze taken import functionaliteit kunt u eenvoudig externe taken via ons import format binnenhalen.

Hoe maak ik een taak en verwerk ik deze?

In het ‘Taken & Agenda’ scherm heeft u direct de mogelijkheid een nieuwe taak aan te maken (+ Nieuwe taak).

Nieuwe taken kunnen (optioneel)  aan een project en (optioneel) aan een projectfase gekoppeld worden. Hoe u taken inricht leest u hieronder:

  • Project (optioneel): het project waar de taak aan gekoppeld is.
  • Projectfase (optioneel): de fase van het project waar de taak aan gekoppeld is.
  • Titel: de titel van de taak. Als deze leeg is wordt de omschrijving getoond.
  • Omschrijving: de omschrijving van de taak.
  • Toewijzen aan: taken kunnen toegewezen worden aan andere gebruikers met de module Projectmanagement.
  • Labels: met labels kunt u taken categoriseren, filteren en terugvinden.
  • Geschatte duur: hier geeft u aan hoeveel tijd u verwacht dat een taak zal gaan innemen.
  • Uiterlijke datum: de uiteindelijke deadline wanneer een taak afgerond dient te worden. Deze dient binnen de einddatum van het optioneel gekoppelde project te vallen.
  • Uiterlijke tijd: de uiterlijke eindtijd (op de einddatum) wanneer de taak afgerond dient te worden.
  • Status: de actuele status van de ticket, deze zijn; Open (licht blauw), Gepauzeerd (oranje), In behandeling (donker blauw) en Afgehandeld (groen).

Er zij ook drie aanvullende Instellingen per taak zichtbaar via ‘Meer instellingen tonen’. Dit zijn:

  • Publiek?: of alle medewerkers van de administratie deze taak in de agenda zien of enkel de persoon die deze heeft aangemaakt en/of doorverwezen heeft gekregen. Enkel degene die de taak heeft aangemaakt kan deze publieke taak verwijderen of wijzigen.
  • Herhalen?: of deze taak vaker voorkomt dan deze keer. U krijgt direct de mogelijkheid deze ‘herhaling’ in te plannen.
  • Relatie: als u een project heeft geselecteerd dan wordt de relatie van dit gekoppelde project gebruikt. U kunt ook optioneel hier (los van een project) zelf een relatie bij selecteren. Taken gekoppeld aan relaties zijn bij de relatie in de module Relatiebeheer (CRM) in te zien.

Zodra u een taak heeft aangemaakt verschijnt deze in het ‘Agenda’ tabblad op de datum en tussen de tijd die u ervoor heeft ingegeven.

Als u de taak open klikt dan krijgt u de mogelijkheid de status te bewerken en deze (indien afgerond) op ‘Afgehandeld’ te zetten en eventuele wijzigingen aan te brengen in de taak.

Vragen of problemen?

Hopelijk kunt u via dit artikel aan de slag met de mogelijkheden rondom de Taken & Agenda. Komt u er aan de hand van dit artikel toch niet helemaal uit? Maak een support ticket of bel ons op +31 (0)10 – 307 39 45 en we helpen u graag verder!

in Module projectmanagement

Reageer op dit artikel