Taken & Agenda functionaliteit

Met Taken & Agenda heeft u een overzicht van alle (project) taken binnen uw bedrijfssoftware pakket, maak eenvoudig taken aan en werk samen aan ‘deliverables’.

De ‘Taken & Agenda’ functionaliteit bestaat uit de volgende onderdelen:

  • Aankomend, Achterstallig en Afgehandeld: hiermee kunt u zien welke taken u binnenkort dient te behandelen, welke taken nog achterstallig zijn en welke u reeds heeft afgehandeld.
  • Agenda: heeft ziet u al uw eigen taken terug maar ook alle publieke taken binnen de administratie in een agenda weergave. U kunt taken aanklikken en slepen naar andere dagen en/of de duur van de taak verhogen of verkleinen. De weergave van dit tabblad kunt u ook zetten naar een Maand, Dag of Week overzicht.
  • Doorverwezen taken: een overzicht met alle taken die aan u zijn doorverwezen of die u zelf heeft doorverwezen.
  • Scrum board: waarin u een ‘Todo’, ‘Bezig’ en ‘Afgehandelde’ taken overzicht heeft waarmee u efficiënt uw openstaande taken kunt verwerken.
  • Lijst / Export: biedt de mogelijkheid om gemakkelijk een lijst van uw taken te exporteren.
  • Tonen: met tonen kunt u als project leider ervoor kiezen om uw eigen taken maar ook taken van uw project medewerkers inzichtelijk te maken vanuit uw eigen account.

Ook heeft u Instellingen waarmee u de opties van taken & agenda meer eigen kan maken.

  • Persoonlijke instellingen: u heeft de mogelijkheid om iedere dag gemaild te worden met een overzicht van uw openstaande taken.
  • Labels: u kunt labels beheren die gebruikt kunnen worden op taken.
  • Taken importeren: via onze taken import functionaliteit kunt u eenvoudig externe taken via ons import format binnenhalen.

Hoe maak ik een taak en verwerk ik deze?

In het ‘Taken & Agenda’ scherm heeft u direct de mogelijkheid een nieuwe taak aan te maken (+ Nieuwe taak).

Nieuwe taken kunnen (optioneel)  aan een project en (optioneel) aan een projectfase gekoppeld worden. Hoe u taken inricht leest u hieronder:

  • Project (optioneel): het project waar de taak aan gekoppeld is.
  • Projectfase (optioneel): de fase van het project waar de taak aan gekoppeld is.
  • Titel: de titel van de taak. Als deze leeg is wordt de omschrijving getoond.
  • Omschrijving: de omschrijving van de taak.
  • Toewijzen aan: taken kunnen toegewezen worden aan andere gebruikers met de module Projectmanagement.
  • Labels: met labels kunt u taken categoriseren, filteren en terugvinden.
  • Geschatte duur: hier geeft u aan hoeveel tijd u verwacht dat een taak zal gaan innemen.
  • Uiterlijke datum: de uiteindelijke deadline wanneer een taak afgerond dient te worden. Deze dient binnen de einddatum van het optioneel gekoppelde project te vallen.
  • Uiterlijke tijd: de uiterlijke eindtijd (op de einddatum) wanneer de taak afgerond dient te worden.
  • Status: de actuele status van de ticket, deze zijn; Open (licht blauw), Gepauzeerd (oranje), In behandeling (donker blauw) en Afgehandeld (groen).

Er zij ook drie aanvullende Instellingen per taak zichtbaar via ‘Meer instellingen tonen’. Dit zijn:

  • Publiek?: of alle medewerkers van de administratie deze taak in de agenda zien of enkel de persoon die deze heeft aangemaakt en/of doorverwezen heeft gekregen. Enkel degene die de taak heeft aangemaakt kan deze publieke taak verwijderen of wijzigen.
  • Herhalen?: of deze taak vaker voorkomt dan deze keer. U krijgt direct de mogelijkheid deze ‘herhaling’ in te plannen.
  • Relatie: als u een project heeft geselecteerd dan wordt de relatie van dit gekoppelde project gebruikt. U kunt ook optioneel hier (los van een project) zelf een relatie bij selecteren. Taken gekoppeld aan relaties zijn bij de relatie in de module Relatiebeheer (CRM) in te zien.

Zodra u een taak heeft aangemaakt verschijnt deze in het ‘Agenda’ tabblad op de datum en tussen de tijd die u ervoor heeft ingegeven.

Als u de taak open klikt dan krijgt u de mogelijkheid de status te bewerken en deze (indien afgerond) op ‘Afgehandeld’ te zetten en eventuele wijzigingen aan te brengen in de taak.

Vragen?

Hopelijk heeft deze handleiding uw vraag beantwoord. Mocht u er toch niet uitkomen, bel dan gerust onze helpdesk op: +31 (0)85 – 225 07 63 (Nederland) of +32 (0)78 – 250 302 (België). U kunt ook via onderstaand formulier uw vraag achterlaten.