Standaardteksten gebruiken op offerte(s)

Bij het maken van een offerte kan het voorkomen dat u dezelfde teksten wilt hergebruiken. Met de standaardteksten uit de “Tekstbibliotheek” is dit eenvoudig te realiseren.

Inhoudsopgave

    Tekstbibliotheek

    U vindt de “Tekstbibliotheek” terug in de module “Offertes & Orders” onder “Instellingen” en dan tabblad “Tekstbibliotheek”.

    Hier vindt u de mogelijkheid om teksten te creëren, categorieën te maken waar u de teksten aan kan koppelen en deze kunt beheren.

    Met de knop “+ Nieuw” kunt u een nieuwe tekst toevoegen. In dit tekstblok kunt u tekst toevoegen, een opmaak toekennen en eventueel een afbeelding plaatsen. Vanuit hier kunt u ook een “Tekstcategorie” toekennen.

    Wanneer uw tekst gereed is kunt u deze middels “Opslaan” toevoegen aan de tekstbibliotheek.

    Vanuit tabblad “Categorieën” kunt u de “Tekstcategorieën” aanmaken. Hier geeft u een naam in en of dit de standaard categorie betreft.

    Zodra u klaar bent met het invoegen van de teksten aan de tekstbibliotheek kunt u deze een plek geven op uw documenttemplate(s).

    Teksten in de documenttemplate

    Na het aanmaken van de teksten is het belangrijk deze een plaats te geven op uw template. Er zijn twee manieren om de teksten te tonen;

    • Variabel token: met het variabele token %Teksten% wordt op één plaats in uw template alle teksten onder elkaar geplaatst, en
    • Tekstregel: in de kolom voor de offerteregels worden de losse teksten als regel geplaatst.

    De tekstregel hoeft u niet specifiek op de template in te stellen, het variabele token wel.

    1. Om het variabele token te plaatsen gaat u naar uw offerte template, hier selecteert u deze en klikt u op “Bewerken”,
    2. Nu gaat u met uw muis naar het tekstelement waar u het variabele token wilt toepassen en klikt u op “Wijzigen”,
    3. Nu kunt u in het tekstelement %Teksten% invullen. Hierdoor zal op de offerte template indien er teksten zijn ingegeven deze verschijnen op de plek van dit token, en
    4. Als u tevreden bent over de plaatsing van het variabele token dan mag u de template opslaan, u bent nu klaar.

    Let op: met %Teksten% wordt de tekst éénmaal geplaatst. Het meerdere keren plaatsen van dit variabele token zal enkel ervoor zorgen dat de eerste tekst nogmaals wordt herhaald op de plekken waar dit token staat.

    Teksten op de offerte

    U kunt de teksten nu op twee manieren een plaats geven op uw offerte template. Dit kan met tabblad “Teksten”, deze verschijnt op de plek van het variabele token. Dit kan ook met “Nieuwe tekstregel”, dan verschijnen de toegevoegde teksten tussen de offerteregels.

    Teksten

    1. Via tabblad “Teksten” heeft u de mogelijkheid één of meerdere teksten te selecteren voor gebruik op de offerte,
    2. Met de knop “Nieuwe tekst” kunt u een bestaande tekst selecteren en/of aanpassen of een nieuwe tekst aanmaken,
    3. Nadat de tekst is toegevoegd vindt u deze terug op de lijst van gekozen teksten, u kunt hier nog de volgorde van aanpassen met de pijl knoppen. De volgorde bepaalt hoe de teksten verschijnen bij het variabele token %Teksten%.

    Nieuwe tekstregel

    1. Via “Nieuwe tekstregel” heeft u de mogelijkheid één of meerdere teksten te selecteren voor gebruik op de offerte, deze verschijnt tussen de offerteregels,
    2. Nu kunt u een bestaande tekst selecteren en toevoegen en/of aanpassen of een nieuwe tekst aanmaken,
    3. Nadat de tekst is toegevoegd vindt u deze terug op de lijst tussen de offerteregels, u kunt hier nog de volgorde van aanpassen met de pijl knoppen. De volgorde bepaalt hoe de teksten verschijnen tussen de offerteregels.

    Voorbeeld offerte met %Teksten% en tekstregels

    U heeft nu kennis gemaakt met beide manieren om een tekst uit de tekstenbibliotheek te plaatsen op uw offerte. In onderstaand ‘kale’ demo offerte ziet u de tekst “Voorbeeld” op twee plaatsen verschijnen. De losse “Tekst” die aangevuld wordt vanaf het variabele token %Teksten% en de tekst die op de offerteregel wordt getoond.

    Vragen?

    Hopelijk heeft deze handleiding uw vraag beantwoord. Mocht u er toch niet uitkomen, bel dan gerust onze helpdesk op: +31 (0)85 – 225 07 63 (Nederland) of +32 (0)78 – 250 302 (België). U kunt ook via onderstaand formulier uw vraag achterlaten.