Een project beheren van A tot Z

Als projectadministrator (en als teamleider) heeft u veel verantwoordelijk in het reilen en zeilen van uw projecten. De projectmanagement oplossing van Silvasoft helpt u deze informatiestromen en processen te beheersen.

Bij alle projecten vindt u ‘Project details’, ‘Taken & planning’, ‘Nacalculatie & budget’ en ‘Project sluiten’ terug (afhankelijk van uw rol). Hieronder omschrijven wij wat u hiermee kunt doen.

Allereerst dient u een project aan te maken. Gebruik hiervoor de knoppen ‘+ Start nieuw project’ in de schermen ‘Mijn projecten’ of ‘Alle projecten’ of via ‘+ Nieuw project’ onder acties op het projectmanagement ‘Dashboard’.

In beide gevallen komt u uit in het ‘Project details’ scherm.

Projectdetails

In het eerste tabblad dat nu verschijnt ‘Projectgegevens’ geeft u de algemene details van het project in:

  • Naam: de naam van het project.
  • Startdatum: de startdatum van het project (deze mag in het verleden of de toekomst beginnen).
  • Einddatum: de einddatum van het project (deze mag over meerdere boekjaren gaan).
  • Projectnummer: wordt toegekend aan de hand van het hoogst voorafgaand projectnummer. U mag deze ook zelf instellen.
  • Omschrijving: een korte omschrijving van het project.
  • Relatie (optioneel): u mag een project koppelen aan een relatie uit de module Relatiebeheer (CRM).
  • Projectleider(s): hier verschijnen de door de projectmanager gekoppelde projectleiders.
  • Meetellen voor bezettingsgraad: Via de ‘urenregistratie’ module kunnen uren geregistreerd en gekoppeld worden aan een project. Er kan vanuit die module ook een rapport worden gegenereerd over de facturabiliteit en bezettingsgraad van personeelsleden over verschillende projecten. Indien u niet wilt dat dit project wordt meegeteld in de bezettingsgraad van dat rapport vinkt u deze instelling uit.

Nadat u dit heeft ingesteld dan kunt u het project al tussentijds opslaan, opslaan en sluiten (als u uit het scherm weg wilt) of annuleren als u toch niet verder wilt gaan.

Onder tabblad ‘Betrokken personen’ kunt u projectmedewerkers koppelen, ontkoppelen en wijzigen, hun in- en verkooptarieven ingeven en of ze projectleiders zijn of niet.

Onder ‘Fases’ kunt u optioneel de project fasering aanzetten. Hier begint u met een algemene projectfase en heeft u de mogelijkheid nieuwe fases in te plannen. Dit biedt u de mogelijkheid de activiteiten, deliverables en sub projecten van uw project in te geven.

Onder ‘Offertes’ vindt u de offertes terug vanuit de module Sales die gekoppeld zijn aan het project. Bij ‘Foto’s’ vindt u gekoppelde foto bestanden terug gerelateerd aan het project. De ‘Documenten’ zijn zichtbaar voor alle projectmedewerkers zolang ze als ‘Publiek?’ en dan ‘ja’ zijn aangemerkt. Het kan zijn dat bepaalde documenten niet voor de reguliere projectmedewerkers inzichtelijk moet zijn. En als laatste heeft u de mogelijkheid ‘Notities’ te plaatsen bij het project. Bij deze notities vindt u de naam van het teamlid dat deze heeft geplaatst. Een notitie kan alleen bewerkt worden door diegene die deze geplaatst heeft.

Taken & planning

U kunt bij projecten binnen Silvasoft gebruik maken van ‘Project fasering’. Hiermee worden projecten opgedeeld in meerdere sub projecten of deliverables. Elke fase kent zijn eigen duur en eventueel eigen verkooptarieven. Om de fasering te benaderen nadat deze zijn aangezet bij de ‘Project details’ klikt u in het projecten scherm op ‘Taken & planning’.

In dit scherm vindt u de volgende tabbladen:

  • Actieve fases: dit zijn de taken waar u toegang toe heeft en welke nog niet historisch zijn gemaakt.
  • Historische fases: u ziet hier alle fases waar u toegang toe heeft en welke als historisch zijn aangemerkt.
  • Taken backlog: hier ziet u alle taken welke niet aan een fase zijn toegekend. U kunt dit gebruiken om taken voor dit project in te zetten welke u nog niet in een bepaalde fase kunt indelen, maar wel wilt registreren.
  • Labels: u kunt hier labels beheren om te gebruiken voor uw taken. U kunt nieuwe labels ook aanmaken bij het maken of bewerken van een taak.
  • Fase beheer: hier kunt u de fase zelf beheren. Dit is hetzelfde scherm als dat u vanuit ‘Project details’ kunt benaderen.

Van de tabbladen in dit scherm is de ‘Actieve fases’ het tabblad waarin de meeste projectleiders en projectmedewerkers zullen werken.

In dit scherm ziet u meerder fases met daarin de duur van de desbetreffende fases. U ziet hoeveel taken een fase bevat en wat de voortgang van de gehele fase is (percentueel). Verder kunt u fases verslepen, de fase uitklappen om alle onderliggende taken te zien en taken toevoegen.

Zodra u een fase uitklapt ziet u een lijst met alle taken binnen de fase. U kunt zoeken naar specifieke taken en alle details inzien van de taak. Ook taken kunnen versleept worden maar ook gemuteerd en eventueel verwijderd worden.

Door op een taak te klikken ziet u de taak de ‘Taak details’. Hier heeft u de mogelijkheid de stamgegevens van de taak te zien en te muteren.

Een todo lijst in te zien van activiteiten binnen de taak.

Ook kunt u reacties plaatsen die door de projectmedewerkers in te zien zijn en kunnen er bestanden gekoppeld worden aan de taak. In dit scherm kunt u ook de status van uw taak veranderen.

Zodra uiteindelijk de taak is afgerond kunt u deze op ‘Afgehandeld’ zetten en door deze taak wordt dan een streep gezet!

Let op: taken die in de projectmanagement module aan u gekoppeld zijn worden inzichtelijk op de agenda van menu item ‘Taken & Agenda’. Als u projectleider bent heeft u de mogelijkheid ook de taken van uw projectmedewerkers te raadplegen.

Nacalculatie & budget

Het laatste onderdeel wat u kunt terugvinden per project is het ‘Nacalculatie & budget’ scherm. In dit scherm vindt u een overzicht van alle kosten en opbrengsten voor dit project. U kunt tevens een budget & begroting instellen en daarmee monitoren hoe uw budget verbruik verloopt. Daarnaast vindt u hier (afhankelijk van uw toegang) onder andere snel terug welke inkopen, verkopen en uren op dit project zijn geregistreerd. In dit scherm heeft u toegang tot de volgende tabbladen:

  • Calculatie: hier vindt u de calculatie terug die bepaald wordt om het resultaat van het project te bepalen.
  • Budget & begroting: hier kan het uitgave budget en de opdrachtsom ingegeven worden.
  • Uren: hier ziet u alle urenregistraties gekoppeld aan dit project. Via het tabblad ‘Calculatie’ kunt u zien welke kosten zijn gemaakt op basis van deze registraties.
  • Verkoopfacturen: hier ziet u de regels van alle verkoopfacturen welke gekoppeld zijn aan dit project.
  • Inkoopfacturen: hier ziet u de regels van alle inkoopfacturen gekoppeld aan dit project.
  • Bank: hier ziet u alle bankboekingen welke gekoppeld zijn aan dit project en vindt u een resultaat op basis van alle gekoppelde bankboekingen terug.
  • Kas: hier ziet u alle kasboekingen welke gekoppeld zijn aan dit project en vindt u een resultaat op basis van alle gekoppelde kasboekingen terug.
  • Memoriaal: hier ziet u alle memoriaalboekingen welke gekoppeld zijn aan dit project en vindt u een resultaat op basis van alle gekoppelde memoriaalboekingen terug.

Vragen?

Hopelijk heeft deze handleiding uw vraag beantwoord. Mocht u er toch niet uitkomen, bel dan gerust onze helpdesk op: +31 (0)85 – 225 07 63 (Nederland) of +32 (0)78 – 250 302 (België). U kunt ook via onderstaand formulier uw vraag achterlaten.