Personeelsdossiers beheren

In ons artikel: Personeel in dienst nemen en uit dienst zetten, hebben wij laten zien hoe u personeel in dienst kan nemen. In dit artikel laten wij zien hoe u de bijbehorende personeelsdossiers kan beheren.

Inhoudsopgave

    Weergave per rol

    In de module ‘Uren & personeel’ kunt u als beheerder onderscheid maken tussen u als beheerder of manager en reguliere medewerkers. U als manager bent instaat om o.a. alle personeelsdossiers in te zien, afwezigheid- en verlof goed- of af te keuren en vrije dagen te beheren. Een gebruiker waarbij ‘urenmedewerker’ en/of ‘personeelsmedewerker’ aanstaat heeft enkel toegang tot de eigen personeelsdossiers, uren, afwezigheid en verlof registraties, deze is ook niet instaat verlof goed te keuren.

    Het personeelsdossier

    Een personeelsdossier binnen Silvasoft bestaat uit de volgende onderdelen:

    • Personeelsinformatie: dit betreft de NAW gegevens van de medewerker, hier kunt u ook de ‘Te gebruiken tarieven (projecten)’ instellen die op projecten gebruikt kunnen worden.
    • Foto: hier kunt u een foto van de medewerker toevoegen/inzien.
    • Documenten: hier kunt u documenten uploaden zoals een contract of loonstroken. Een beheerder kan per document aangeven of deze beschikbaar is voor de medewerker.
    • Afwezigheid en verlof: hieronder ziet u alle afwezigheidsregistraties, verlofaanvragen en ziekmeldingen bij het huidige personeelsdossier. Als manager kunt u aanvragen goedkeuren of afkeuren via het menu: Personeel (HRM) > Alle afwezigheid / verlof.
    • Vrije dagen: hieronder ziet u een overzicht van vrije dagen per jaar voor het huidig personeelsdossier. Beheer de vrije dagen configuraties voor alle medewerkers via het menu: Personeel (HRM) > Vrije dagen beheer.
    • Notities: hieronder kunnen notities voor deze medewerker opgevoerd worden. Deze notities kunnen niet bekeken worden door de medewerker, en zijn bedoeld ter ondersteuning van de personeelsmanager.
    • Taken: hieronder kunnen taken voor deze medewerker opgevoerd worden. Dit zijn niet de taken van dit personeelslid, maar taken die betrekking hebben op dit personeelslid. Dit overzicht is enkel zichtbaar voor voor de HR manager. De taak is enkel zichtbaar voor de medewerker indien de taak publiek wordt gemaakt of wordt toegewezen aan de medewerker.

    Stappenplan gebruik personeelsdossier (manager)

    Uw krijgt een nieuwe medewerker in dienst of dient een personeelsdossier aan te maken voor een bestaande medewerker. U zou volgens het onderstaande stappenplan te werk kunnen gaan:

    1. Creëer een personeelsdossier (los- of nadat een gebruikersaccount is toegevoegd),
    2. Vul de ‘Personeelsinformatie’ zo volledig mogelijk in, indien u gebruik maakt van de module ‘Projectmanagement’ kunt u de kost- en verkoopprijs per uur ingeven,
    3. Voeg optioneel een foto toe van de medewerker,
    4. Documenten gerelateerd aan het dienstverband kunt u onder ‘Documenten’ plaatsen, hier zou u ook loonstroken kunnen uploaden. Eventuele documenten gerelateerd aan tussentijdse beoordelingen kunt u hier ook uploaden met daarbij het vinkje ‘Beschikbaar voor medewerker?’ uitgevinkt indien noodzakelijk,
    5. Vanuit menu item ‘Personeel’ > ‘Dashboard’ krijgt u al een indicatie van verlof aanvragen, de historiek en aanvragen op medewerker niveau vindt u terug onder tabblad ‘Afwezigheid verlof’, en
    6. Eventuele notities en/of taken kunt u kwijt onder ‘Notities’ en ‘Taken’, onder ‘Taken’ vindt u ook de verloop van een doorverwezen taak terug.

    Stappenplan gebruik personeelsdossier (medewerker)

    Als (nieuwe) medewerker met toegang tot de module ‘Uren & personeel’ kunt u uw eigen dossier inzien, hier heeft u een aantal tabbladen waar u informatie over uw dienstverband kan terugvinden:

    1. Uw persoonsgegevens kunt u controleren onder ‘Personeelsinformatie’,
    2. Uw contract, loonstroken en andere documentatie vindt u terug onder ‘Documenten’,
    3. U kunt uw afwezigheid en verlof registreren en inzien onder ‘Afwezigheid en verlof’, hier vindt u ook de status van lopende aanvragen terug,
    4. Als u wilt weten hoeveel vakantie dagen u nog heeft kijkt u onder ‘Vrije dagen’, en
    5. Eventuele notities en/of taken vindt u onder ‘Notities’ en ‘Taken’, onder ‘Taken’ vindt u ook doorverwezen taken aan u terug.

    Vragen?

    Hopelijk heeft deze handleiding uw vraag beantwoord. Mocht u er toch niet uitkomen, bel dan gerust onze helpdesk op: +31 (0)85 – 225 07 63 (Nederland) of +32 (0)78 – 250 302 (België). U kunt ook via onderstaand formulier uw vraag achterlaten.