Meertalige producten

Als u producten (en/of diensten) levert aan het buitenland en deze factureert zoals omschreven in: Internationale facturen, offertes en e-mails, dan zou u de omschrijving en artikelnaam ook in de lokale taal moeten kunnen weergeven. In deze handleiding laten we zien hoe u dit kunt instellen binnen Silvasoft.

Inhoudsopgave

    Eigen velden toevoegen aan uw product- en/of dienst

    Om een meertalige omschrijvingen en/of artikelnaam aan uw product toe te voegen dient u allereerst de ‘eigen velden’ bij uw producten in te stellen.

    Een eigen veld maakt u aan via het menu Producten > Instellingen > Eigen velden > Nieuw.

    Hierbij kunt u kiezen uit diverse veld types, afhankelijk van de hoeveelheid tekst raden we aan een ‘Vrije tekst klein’ of ‘Vrije tekst groot’ te gebruiken.

    • Vrije tekst klein: u kiest hiervoor als de informatie die u bij een product wilt opslaan een korte tekst is.
    • Vrije tekst groot: u kiest hiervoor als de informatie die u bij een product wilt opslaan een uitgebreide tekst is.

    Nadat u uw keuze heeft gemaakt klikt u op ‘Opslaan’.

    Vervolgens kunt u bij het product het eigen veld invullen. Hiervoor gaat u naar Producten > Producten en voorraad > Open een product > Ga naar het derde tabblad ‘Eigen velden’.

    Nadat u het veld heeft ingevuld dan kunt u het product opslaan en sluiten. Nu kunt u deze toevoegen aan een documenttemplate.

    Eigen veld toevoegen aan een ‘anderstalige’ template

    Nadat u het eigen veld heeft aangemaakt dient u deze aan een document template, bijv. facturatie te koppelen. Omdat dit een ‘anderstalige’ template betreft is het hierbij aan te raden uw bestaande template te ‘dupliceren’ en dit duplicaat hiervoor te gebruiken (en de nieuwe template te hernoemen).

    U kunt uw template(s) terugvinden via ‘Beheer > Instellingen > Documenttemplates’. Een duplicaat maakt u dan na het selecteren van een template met de knop ‘Dupliceer’. Open de nieuwe template en volg dan de volgende stappen:

    1. Open de documentregel (bij facturatie heet deze ‘factuurregels’) tabel met de knop ‘Wijzigen’,
    2. Klik op ‘+ Kolom toevoegen’ kies dan bij ‘Te tonen data in kolom’ voor ‘Vrije tekst met tokens en eigen velden van product’,
    3. Nu kunt u een tekstveld vullen met een aantal algemene ‘Tokens’ en de tokens voor de eigen velden, in dit voorbeeld gebruiken wij een ‘Eigen veld’ om de Franstalige omschrijving van een product te tonen,
    4. Nu moet u nog minimaal een breedte voor deze kolom toevoegen en kunt u de instellingen verder opslaan, en
    5. Als u nu een document met bijv. een factuur maakt met deze template en dan een product toevoegt dat gebruik maakt van dit ‘Eigen veld’ dan wordt in deze kolom de eigen velden getoond.

    Als u dit template dan verder vertaalt en gebruikt bij facturen aan een bijv. Franstalige relaties dan wordt de informatie in de juiste taal getoond. Het is ook mogelijk dit ‘standaard’ bij dergelijke relaties in te stellen zodat deze template altijd wordt geselecteerd.

    Standaard ‘anderstalige’ template instellen bij relatie

    Nadat uw ‘anderstalige’ template is toegevoegd aan Silvasoft dan is deze gelijk gereed voor gebruik. Als u ‘anderstalige’ relaties heeft dan is het makkelijker om deze template als ‘standaard’ template voor deze relatie(s) in te stellen.

    Dit doet u vanuit de module Relatiebeheer (CRM) volgens de volgende stappen:

    1. Ga naar ‘Klanten’ en open de desbetreffende buitenlandse relatie,
    2. Ga naar tabblad ‘Communicatie’ (1),
    3. Ga naar sub tabblad ‘Standaard documenttemplates’ (2),
    4. Kies bij de desbetreffende documenttemplate de ‘anderstalige’ template. In ons huidige voorbeeld kiezen we bij ‘Standaard voor factuur’ (3) voor de template ‘Franstalig’,
    5. Klik op opslaan & sluiten om deze wijziging door te voeren.

    Als u dan een factuur aanmaakt bij deze relatie dan wordt de template ‘Franstalig’ gebruikt. Hierop verschijnen dan de producten waarbij het eigen veld is ingevuld met de juiste omschrijving (in de taal van de relatie).

    Vragen?

    Hopelijk heeft deze handleiding uw vraag beantwoord. Mocht u er toch niet uitkomen, bel dan gerust onze helpdesk op: +31 (0)85 – 225 07 63 (Nederland) of +32 (0)78 – 250 302 (België). U kunt ook via onderstaand formulier uw vraag achterlaten.