Mail & Herken

Silvasoft gebruikers hebben optioneel de mogelijkheid om het verwerken van inkoopfacturen en bonnetjes met de Mail & Herken functionaliteit te automatiseren. Binnen enkele seconden ontvangt u een boekingsvoorstel die gemiddeld 80% van alle facturen volledig herkent. In deze handleiding laten we zien hoe dit werkt!

Inhoudsopgave

    Online saldo opwaarderen

    Als u gebruik wilt maken van Scan & Herken dan heeft u een online saldo nodig. In onze handleiding Online saldo opwaarderen, laten we zien hoe u dit saldo kunt opwaarderen en waar u dit kunt terugvinden in Silvasoft.

    Kosten Mail & Herken

    Een scan en boekingsvoorstel vanuit de Mail & Herken functionaliteit kost €0,16 per keer.

    Let op! Geld dat u stort kan niet teruggestort of overgedragen worden. Wilt u de Mail & Herken eerst uitproberen, begin dan met een klein bedrag.

    Documenten inbox

    De documenten inbox die u links in het menu van Silvasoft vindt, is de centrale locatie van Scan & Herken en Mail & Herken. Hier kunt u uw bonnetjes en facturen uploaden en deze daarna optioneel laten scannen en verwerken in uw administratie. Hier vindt u ook het e-mailadres terug dat gebruikt wordt voor Mail & Herken.

    Dit ‘unieke’ e-mailadres dat eindigt op @silvasoft.nl kunt u gebruiken om bonnetjes of facturen direct naar de documenten inbox te sturen.

    Voor aanvullende informatie kunt u de aanvullende teksten lezen of contact opnemen met onze support.

    Instellingen

    Bij de ‘Instellingen’ van de documenten inbox kunt u het volgende instellen:

    • Algemene instellingen >
    • Matchingsregels: Hier ziet u matchingsregels om automatisch de juiste leverancier bij uw inkoopfacturen en bonnetjes te vinden. Deze regels worden bij het verwerken van uw documenten automatisch voorgesteld, maar u kunt ze ook hieronder handmatig toevoegen of wijzigen.
    • Mail & herken:
      • Vertrouwde afzenders: Enkel e-mailadressen die bekent zijn bij een leverancier in uw CRM dossier worden geaccepteerd. De afzender ontvangt een reactie als zijn e-mail niet is geaccepteerd. In aanvulling op de e-mailadressen van uw leveranciers kunt u hieronder extra e-mailadressen toevoegen als vertrouwde afzenders, en
      • E-mail log: Hieronder ziet u een log van alle e-mails die zijn verstuurd naar deze administratie. Enkel e-mails van uw leveranciers (zie menu: Relatiebeheer (CRM) > Leveranciers) of e-mailadressen die onder het tabblad ‘Vertrouwde afzenders’ zijn toegevoegd, worden verwerkt.

    Vertrouwde afzenders toevoegen

    Onder ‘Instellingen’ en dan bij ‘Mail & Herken’ en ‘Vertrouwde afzenders’ kunt u aangeven welke (overige) mailadressen vertrouwd zijn en u een bonnetje of factuur ter verwerking mogen sturen.

    Als u hier op ‘Vertrouwde afzender toevoegen’ klikt dan kunt u een e-mailadres toevoegen.

    U kunt deze vertrouwde afzender ook verwijderen indien u deze het niet meer toestaat bonnetjes en facturen naar u te versturen.

    Stappenplan Mail & Herken

    Nadat u uw saldo heeft opgewaardeerd bent u in staat om gebruik te maken van Mail & Herken. Op basis van onderstaand stappenplan kunt u gebruik maken van deze feature. Het is verder goed te weten dat deze feature op basis van ‘Machine learning’ slimmer gemaakt wordt:

    1. Stuur uw documenten naar uw eigen unieke @silvasoft.nl e-mailadres die u terugvindt in uw documenten inbox (bovenstaande is een voorbeeld). Uw vertrouwde afzenders of leveranciers kunnen ook naar dit e-mailadres de bonnetjes of facturen sturen.
    2. Ga naar de documenten inbox.
    3. Nadat de bestand(en) zijn ontvangen vindt u deze terug bij ‘Te verwerken documenten’.
    4. Als u op ‘Alles scannen’ klikt dan worden alle documenten gescand, of
    5. Als u een specifiek document open klikt dan kunt u dit document laten scannen middels de knop ‘Ja, nu scannen’.
    6. In beide gevallen geldt dat de kosten per scan pas ingehouden worden bij het daadwerkelijk scannen, nog niet bij het uploaden van documenten.
    7. Als de leverancier direct herkend wordt, dan wordt deze aan de bijbehorende leverancier in uw administratie gekoppeld. Anders heeft u de mogelijkheid om een nieuwe leverancier aan te maken.
    8. De datum en het factuurnummer zullen aangevuld worden indien beschikbaar via de scan. Dit kunt u eventueel aanvullen of corrigeren indien nodig.
    9. De losse inkoopregels worden toegevoegd als ‘Btw-regels’, hierbij wordt de kostenrekening gebruikt die bij de leverancier is ingesteld in de module ‘Relatiebeheer’. U kunt dit eventueel nog wijzigen.
    10. De ‘Totalen’ worden bepaald aan de hand van de ‘Btw-regels’.
    11. Als alles binnen het boekingsvoorstel naar wens is, dan kunt u deze inboeken en naar het volgende boekingsvoorstel gaan, het scherm sluiten, of de ingeboekte factuur direct bekijken in het inkoopboek.
    12. Nu is er een inkoopboeking aangemaakt en toegevoegd aan uw boekhouding en is de scan als bijlage toegevoegd.

    Scan & Herken?

    Uiteraard kunt u met Silvasoft ook gebruik maken van Scan & Herken. U kunt dan ook uw facturen en bonnetjes direct uploaden naar uw eigen documenten inbox (ook via de app). Daarna ontvangt u binnen enkele seconden een boekingsvoorstel. In onze handleiding Scan & Herken, wordt dit verder toegelicht.

    Vragen?

    Hopelijk heeft deze handleiding uw vraag beantwoord. Mocht u er toch niet uitkomen, bel dan gerust onze helpdesk op: +31 (0)85 – 225 07 63 (Nederland) of +32 (0)78 – 250 302 (België). U kunt ook via onderstaand formulier uw vraag achterlaten.