Kostenplaatsen: instellen, beheren en koppelen aan boekingen

Een kostenplaats is een productie- of dienstenlocatie ten behoeve van de boekhouding binnen een organisatie waaraan kosten en omzet kunnen worden toegerekend voor o.a. het groeperen of verfijnen van kosten- en omzetsoorten.

In ons artikel: Kostenplaats: rapportages, laten wij zien welke rapportagemogelijkheden beschikbaar zijn voor kostenplaatsen.

Kostenplaatsen functie inschakelen

Om binnen Silvasoft gebruik te kunnen maken van kostenplaatsen dient u deze functie (mits u de module Boekhouding afneemt) in te schakelen. Hiervoor kunt u de volgende stappen volgen:

  1. Ga naar de module “Beheer” > “Mijn gebruiker”, en
  2. Kies de administratie waarbij u dit wilt aanzetten en klik op “Functies in- of uitschakelen”.

  1. In het scherm dat daarna verschijnt vindt u “Functies voor module: Boekhouden” terug, vink “Kostenplaatsen” aan, klik op opslaan, en
  2. Log nu uit en direct weer in om gebruik te kunnen maken van “Kostenplaatsen”.

Kostenplaatsen beheren

Nadat u de functie “Kostenplaatsen” heeft ingeschakeld zult u één of meerdere kostenplaatsen moeten toevoegen aan Silvasoft. Hiervoor moet u naar “Beheer kostenplaatsen” gaan. Hieronder leest u waar u dit kan terugvinden:

  1. Ga naar de module “Boekhouding” > “Instellingen”,
  2. Onderaan de “Instellingen” vindt u het kopje “Kostenplaatsen & kostendragers” terug, klik op “Beheer kostenplaatsen”,
  3. In het volgende scherm krijgt u uitleg omtrent het gebruik van kostenplaatsen, u ziet ook een tabblad voor actieve (“Actief”) en historische (“Historisch”) kostenplaatsen,
  4. Met de knop “+ Nieuwe kostenplaats” kunt u een kostenplaats aanmaken,
  5. Door op deze knop te klikken kunt u een naam voor de “Kostenplaats” kiezen,
  6. In dit voorbeeld gaan wij een onderscheid maken tussen de kosten van Silvasoft Nederland en Silvasoft België,
  7. Onder deze beide kostenplaatsen voegen wij Support en Marketing toe, dit doet u door per kostenplaats op de “+” te klikken, daarna vult u een naam in,
    • U kunt tot 5 niveaus diep gaan bij het creëren van kostenplaatsen.

Als u klaar bent met het aanmaken van uw kostenplaatsen dan kunt u deze vervolgens gaan gebruiken bij uw in- en verkoopboekingen, memoriaal, kas en bankboekingen. Tevens kunt u kostenplaatsen “standaard” toekennen aan grootboekrekeningen en rapportages draaien op basis van deze kostenplaatsen.

Let op: u kunt ook de volgorde van uw kostenplaatsen wijzigen, de naam aanpassen en hele kostenplaatsen verwijderen indien gewenst. Gebruik hiervoor de blauwe knoppen zoals hieronder geïllustreerd:

Kostenplaatsen gebruiken op boekingen

Nadat u “Kostenplaatsen” heeft ingeschakeld en aangemaakt is het tijd om ze daadwerkelijk te gaan gebruiken. U kunt kostenplaatsen gebruiken bij de volgende boekingen binnen de module “Boekhouding”:

  • Inkoopboekingen,
  • Verkoopboekingen,
  • Memoriaalboekingen,
  • Kasboekingen, en
  • Bankboekingen.

Als u bijvoorbeeld een “Inkoopboeking” aanmaakt of opent binnen het “Inkoopboek” dan vindt u nu het veld “Kostenplaats” terug. Afhankelijk van het soort boeking zal dit een extra veld en/of onder een extra tabblad staan.

Als u hier op het vergrootglas of in het veld zelf klikt, krijgt u de mogelijkheid een kostenplaats te selecteren (en/of nieuw aan te maken), zodra u de selectie heeft gemaakt, kunt u verder gaan met uw boeking.

Bij in- en verkoopboekingen kunt u per regel een kostenplaats toekennen. Memoriaal, bank en kasboekingen kunt u maar aan één kostenplaats toekennen.

Let op: als u al een factuur heeft gekoppeld aan een boeking dan kunt u geen kostenplaats meer toekennen (dit zou u al gedaan moeten hebben bij de in- of verkoopboeking). Dit is om dubbele tellingen in o.a. de module “Projectmanagement” bij uw nacalculatie te voorkomen.

Kostenplaatsen “standaard” toekennen aan grootboekrekeningen

De tweede toepassing van kostenplaatsen is het “standaard” toekennen aan grootboekrekeningen, hiermee worden deze kostenplaatsen standaard ingesteld als u een boeking doet op de bijbehorende grootboekrekening.

Om dit in te stellen gaat u naar de module “Boekhouding” en dan naar “Grootboekrekeningen” en dan:

  1. Opent u een “Grootboekrekening”,
  2. In het volgende scherm vindt u het veld “Standaard kostenplaats”.

  1. Als u hier op het vergrootglas of in het veld zelf klikt, krijgt u de mogelijkheid een kostenplaats te selecteren (en/of nieuw aan te maken)
  2. Zodra u de selectie heeft gemaakt kunt u deze grootboekrekening “Opslaan & sluiten”.

Als u nu een boeking doet, waarbij u deze grootboekrekening betrekt, zal deze kostenplaats standaard gebruikt worden (deze kan altijd nog overschreven worden door u).

Heeft u nog vragen?

Hopelijk kunt u met deze basis introductie snel aan de slag met kostenplaatsen. Bekijk ook de rest van onze documentatie voor handleidingen van veelvoorkomende handelingen en documentatie van de verschillende modules. Heeft u nog vragen? Maak een support ticket of bel ons op: +31 (0)85 – 225 07 63 (Nederland) of +32 (0)78 – 250 302 (België) en we helpen u graag verder!

 

in Module boekhouden

Reageer op dit artikel