Inkoopadministratie en automatisch inkopen

Inkoopadministratie en automatisch inkopen

Met de Productenmodule van Silvasoft, kunt u producten die de minimale voorraad hebben bereikt, zeer eenvoudig en snel opnieuw inkopen via de inkoopadministratie functionaliteit. Zodra de minimale voorraad van een product is bereikt, krijgt u hiervan een melding op uw dashboard. Als u vervolgens naar het inkoopadministratie gedeelte gaat, ziet u hoeveel producten u opnieuw dient in te kopen. Met vooraf ingestelde inkooporder documenten en e-mails, kunt u met één druk op de knop de inkooporder naar uw leverancier versturen. U kunt vervolgens zodra de goederen ontvangen zijn deze registreren, waardoor uw voorraad weer wordt bijgeboekt. Ook kunt u dan zeer eenvoudig de inkoopfactuur van uw leverancier inboeken.

U kunt er ook voor kiezen om producten automatisch te laten bestellen zodra ze de minimale voorraad hebben bereikt. Silvasoft stuurt automatisch een order en e-mail naar uw leverancier als een product opnieuw besteld dient te worden.

Hoe u kunt werken met de inkoopadministratie functionaliteit en hoe u dit kunt automatiseren leest u in dit artikel.

Inhoudsopgave:

Allereerst zijn er wat instellingen die gedaan moeten worden, voordat u gebruik kunt maken van de inkoopadministratie functionaliteit.

Startnummer van de order instellen

Ga in het menu naar Producten > Instellingen > Tabblad Inkoopadministratie. Vul hier allereerst het startnummer in van de inkooporder. Wilt u dat de inkoopordernummering begint bij 5000? Vul dan hier het getal 5000 in.

Automatisch inkopen inschakelen

Vervolgens gaat u naar het tweede tabje ‘Automatisch inkopen’ (vanaf het menu item Producten > Instellingen > Tabblad Inkoopadministratie). Hier kunt u opgeven of u gebruik wilt maken van automatisch inkopen of niet, dus dat een inkooporder, op het moment dat de minimale voorraad van een product is bereikt, automatisch naar de leverancier wordt verzonden. Wilt u dit niet? Dan kiest u voor ‘Geen automatische verwerking’, wilt u dit wel dan kiest u voor ‘Automatisch inkopen en e-mailen’.

Als u wél kiest voor automatisch inkopen dan dient u een documenttemplate en een e-mailtemplate te maken. Dit kunt u doen door op het plusje achter dit veld te klikken. In de e-mailtemplate stelt u de e-mail op die u automatisch naar uw leverancier verzend. Bij deze e-mail wordt als bijlage de inkooporder toegevoegd. Deze inkooporder is het documenttemplate. Deze kunt u naar eigen wens maken, dus bijvoorbeeld met uw eigen logo, met eigen teksten, etc. Meer over hoe u een template ontwerp maakt leest u in dit artikel.

Vervolgens kunt u nog bepaalde leveranciers uitsluiten. Een leverancier voert u overigens in via het menu item Relatiebeheer (CRM) > Leveranciers > Nieuw.

Documenten voor de inkoopadministratie

Als u niet wilt dat Silvasoft automatisch een order naar uw leverancier verstuurd, maar als u dat zelf handmatig wilt doen, dan heeft u alsnog een e-mailtemplate en een documenttemplate nodig. De e-mailtemplate is de e-mail die u naar uw leverancier stuurt en de documenttemplate is de order die u meestuurt met de e-mail.

Een documenttemplate stelt u in via het tabje ‘Documenttemplates > Nieuw’ en een e-mailtemplate stelt u in via het tabje ‘E-mailtemplates > Nieuw’.

Meer informatie over het maken van een documenttemplate kunt u weer vinden in dit artikel.

Volledig ontvangen inkopen tonen in het inkoopboek

Vervolgens kunt u nog een instelling doen, of u de inkooporders wilt tonen in het inkoopboek enkel als deze volledig zijn ontvangen. Ga in het menu naar Boekhouding > Instellingen > Inkoop (dagboek) instellingen > Inkooporders en plaats een vinkje als u dit wilt. Verderop in dit artikel onder het kopje ‘(Automatisch) inkopen via de inkoopadministratie’ leest u waar dit voor wordt gebruikt, zodat u hier een juiste beslissing in kunt maken.

Nu zijn alle instellingen gedaan en kunnen we naar de inkoopadministratie gaan.

Nu moeten we per product gaan instellen, wanneer de minimale voorraad is bereikt, wat de leverancier is waar het product moet worden bijbesteld, per hoeveel eenheden dit product bijbesteld dient te worden bij de leverancier, etc.

Dit kunt u per product doen door in het menu te gaan naar Producten > Producten en voorraad > Open een product en ga naar ‘Inkoop & voorraadinstellingen’ (dit is direct onderaan uw scherm, dus scroll naar beneden). Hier kunt u de volgende velden invullen (lees ook goed de tekst achter de i-tjes).

  • Minimale voorraad: vul hier de minimale voorraad in die u wilt hebben in uw magazijn. Zodra deze minimale voorraad is bereikt, krijgt u een melding op uw dashboard en zal het product verschijnen in uw inkoopadministratie. Als u gebruik maakt van automatisch inkopen dan zal er direct een e-mail met een inkooporder worden verzonden naar de leverancier van dit product.
  • Verpakkingseenheid (VPE): vul hier in per hoeveel stuks u dit product moet inkopen bij uw leverancier. Dus wilt u een fietsbel kopen, maar verkoopt de leverancier dit alleen in dozen van 5 stuks? Dan vult u hier 5 in.
  • Minimale VPE bijbestelling: vul hier in, hoeveel eenheden u minimaal moet bestellen bij uw leverancier. Dus in het voorbeeld van de fietsbel. Als u steeds minimaal 1 doos moet afnemen (waar 5 fietsbellen inzitten) dan vult u hier 1 in.
  • Voorraad uitschakelen: als u niet wilt dat de voorraad wordt bijgehouden, omdat het wellicht gaat om een dienst o.i.d. dan kunt u hier een vinkje plaatsen. U zult dan ook geen voorraadmeldingen meer krijgen en het product zal niet verschijnen in uw inkoopadministratie.
  • Standaard leverancier: hier vult u de leverancier in waar u dit product inkoopt.
  • Artikelnummer leverancier: hier vult u het artikelnummer in die uw leverancier gebruikt voor dit product.
  • Laatste inkoopprijs (excl. btw): hier kunt u de inkoopprijs van het product plaatsen. Dit wordt o.a. gebruikt voor de het bepalen van de voorraadwaarde.
  • Inkoop BTW: hier kunt u het btw-percentage selecteren die wordt gehanteerd door uw leverancier bij de verkoop van dit product aan u.

Voorbeeld:

Zodra u per product de instellingen heeft gedaan, kunt u via Producten > Inkoopadministratie de producten zien die u bij dient te bestellen zodra de minimale voorraad is bereikt. Pas als de minimale voorraad is bereikt van een product ziet u het product hier staan.

Voorbeeld:

In dit voorbeeld ziet u dat een product van de leverancier ‘De Bureaustoelenkoning’ bijbesteld dient te worden. Als u op het pijltje klikt achter de leveranciersnaam, ziet u rechts het product verschijnen wat bijbesteld dient te worden en met hoeveel dit dient te gebeuren. In dit voorbeeld moeten er 56 producten bijbesteld worden (u kunt dit getal aanpassen door op het ‘pennetje’ te klikken achter dit getal). Dit kunt u doen door het product aan te klikken en vervolgens te klikken op de knop ‘Maak inkooporder van selectie’. Hiermee maakt u een inkooporder van dit specifieke product. Vul indien gevraagd de documentinstellingen, document opmerkingen en e-mail bijlages in (dit heeft u wellicht al ingesteld via de instellingen die we eerder in dit artikel bespraken).

Klik vervolgens op de knop: ‘Opslaan en PDF downloaden’, als u de inkooporder wilt downloaden en zelf wilt versturen met een eigen e-mailprogramma. Klik op ‘Opslaan en mailen naar leverancier’ als u direct vanuit Silvasoft de inkooporder wilt versturen naar de leverancier. Vul de e-mailgegevens in (als u dit al heeft aangemaakt, zie hierboven, dan kunt u dit direct versturen) en klik op ‘Versturen’.

Zodra u de inkooporder heeft verstuurd, of heeft aangegeven dat deze is verstuurd, komt in het derde tabblad ‘Orders in bestelling’ de inkooporder te staan die u zojuist heeft verstuurd. Zodra de producten uit de inkooporder zijn ontvangen dan kunt u in het vijfde tabblad ‘Goederen ontvangst’ aangeven dat de goederen zijn ontvangen. U klikt weer op het pijltje achter de leverancier, selecteert het product dat u heeft ontvangen, en klik op de knop ‘Alles is ontvangen’. Heeft u maar een gedeelte ontvangen? Klik dan onder ‘Aantal’ op het getal en verander dit naar het aantal dat u heeft ontvangen. Vervolgens kunt u klikken op de knop ‘Selectie is ontvangen’. De voorraad van uw product wordt dan automatisch weer bijgeboekt. Dit kunt u indien gewenst nakijken via Producten > Producten en voorraad > Open het desbetreffende product > Ga naar tabblad Voorraadmutaties. U ziet hier de opboeking vanuit de inkooporder staan.

Inkooporder als inkoopfactuur inboeken

Wilt u de inkooporder die u zojuist heeft aangemaakt direct inboeken als inkoopfactuur? Ga dan naar Boekhouding (indien u gebruik maakt van de module Boekhouden) > Inkoopboek > Derde tabblad Inkooporders.

Hier kunt u de inkoopfactuur aanmaken door te klikken op ‘Maak inkoop factuur’. Heeft u de inkoopfactuur zelf al aangemaakt klik dan op de knop ‘Zet status op verwerkt’.

Automatisch inkopen via de inkoopadministratie

Wilt u dat bovenstaande stappen automatisch gaan? Dus dat als een product de minimale voorraad heeft bereikt, dat automatisch een e-mail wordt verzonden naar de leverancier met een inkooporder? Dan kunt u dat instellen via Producten > Instellingen > Tabblad Inkoopadministratie > Tabblad automatisch inkopen. Zie bovenstaande uitleg.

Vragen of problemen?

Hopelijk kunt u via dit artikel aan de slag met de (automatische) inkoopadministratie. Komt u er aan de hand van dit artikel toch niet helemaal uit? Maak een support ticket of bel ons op +31 (0)10 – 307 39 45 en we helpen u graag verder!

in Producten en voorraad

Reageer op dit artikel



X
- Enter Your Location -
- or -