Hoe boek ik mijn aankopen in?

Wanneer je in Silvasoft een aankoop toevoegt, start je steeds met het ingeven van de leveranciersgegevens. Vervolgens selecteer je de juiste rekening en geef je het Bedrag excl. btw in. Nadien moet je het relevant btw-percentage en -regime selecteren. Voor de verdere verwerking in de administratie is het belangrijk dat je hier geen fouten maakt. Ruwweg heb je de keuze tussen vijf regimes:

  • Binnenlandse aankoop
  • Btw verlegde aankoop (medecontractant)
  • IC verwerving (buitenland, binnen EU)
  • IC dienst (buitenland, binnen EU)
  • Invoer (import) met verlegging

Omdat we merken dat hier regelmatig fouten worden gemaakt, waarna ook de btw-aangifte foutief is, lichten we hieronder deze vijf keuzeopties toe. Eerst geven we aan wanneer je welke optie moet gebruiken en vervolgens hebben we het over de praktische verwerking in jouw boekhouding.

Inhoudsopgave

    Welke btw-classificatie moet ik kiezen?

    In Silvasoft heb je de keuze tussen vijf verschillende btw-inkoopregels. Hierbij krijg je telkens de keuze tussen vier btw-percentages (21%, 12%, 6% en 0%). Voor de verwerking in de boekhouding is het belangrijk dat je de correcte inkoopregels instelt. Daarom moet je goed weten om welke soort aankoop of verwerving het gaat.

    Binnenlandse aankoop

    Een binnenlandse aankoop is een aankoop die je verricht bij een binnenlandse leverancier of dienstverrichter. Dit betekent echter niet dat de leverancier een Belgisch btw-nummer moet hebben. Zo is er ook sprake van een binnenlandse aankoop indien de goederen van een buitenlandse leverancier zich reeds in België bevinden en nooit de nationale context overstijgen.

    1° Je koopt een computer bij een Belgische leverancier. De computer wordt vanaf Antwerpen verzonden naar jouw maatschappelijke zetel.

    2° Je koopt handelsgoederen aan bij een Nederlandse leverancier die ook over een magazijn te Antwerpen beschikt. De computer wordt vanaf het magazijn te Antwerpen naar jouw Belgische maatschappelijke zetel verzonden.

    3° De IT-technicus in jouw dorp voert een herstelling uit aan jouw kassasysteem.

    Btw verlegde aankoop (medecontractant)

    Dit is een bijzonder regime voor werken in onroerende staat verricht voor en door een btw-belastingplichtige. Het gaat om het herstellen, onderhouden, reinigen, afbreken, inrichten, afwerken, bouwen en verbouwen van een onroerend goed. Het maakt hierbij niet uit of de uitvoerder van de werker al dan niet een geregistreerd aannemer is. Dit regime is er echter enkel en alleen voor facturen van aannemers die in België zijn gevestigd.

    1° Een in België gevestigde aannemer legt een parking aan voor jouw winkel.

    2° Een in België gevestigde aannemer installeert rolluiken aan de buitenkant van het bedrijfspand.

    3° Een in België gevestigde aannemer installeert brandalarmtoestellen in jouw atelier.

    IC verwerving

    Bij een intracommunautaire verwerving wordt een goed gekocht bij een btw-plichtige verkoper uit een andere EU-lidstaat. De goederen moeten ook effectief uit de andere lidstaat worden verzonden en de Belgische grens oversteken. Dit wordt bijvoorbeeld aangetoond met een bestelbon of een factuur van de transporteur.

    1° Je koopt kantoormeubelen aan bij een Nederlandse leverancier die de goederen van Nederland naar België transporteert.

    2° Je koopt een machine bij een Portugese leverancier die de machine vanaf zijn magazijn in Duitsland naar België transporteert.

    3° Je koopt een computer bij een Duitse leverancier en haalt deze zelf af, om deze vervolgens naar jouw kantoor in België te transporteren.

    Deze btw-regeling is beperkt tot het btw-gebied van de Europese Unie. Dit btw-gebied bestaat naast België uit 26 andere landen: Bulgarije, Cyprus(1), Denemarken(2), Duitsland(3), Estland, Finland(4), Frankrijk(5), Griekenland(6), Hongarije, Ierland, Italië(7), Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje(8), Tsjechië, het Verenigd Koninkrijk(9) en Zweden.

    (1) Dit omvat enkel de zones waarover de regering van Cyprus het feitelijk gezag uitoefent en niet het Turkse deel van Cyprus. De zones Akrotiri en Dhekalia vallen daarentegen wel onder het Cypriotisch btw-gebied.

    (2) Dit omvat niet Faeröer en Groenland.

    (3) Exclusief het grondgebied van Büsingen en het eiland Helgoland.

    (4) Behalve de autonome Finse Ålandseilanden.

    (5) Exclusief de Franse overzeese departementen (Frans-Guyana, Guadeloupe, Réunion en Martinique), de Franse overzeese gebieden (Saint-Barthélemy, Nieuw-Caledonië, Wallis en Futuna, Saint-Martin, Frans-Polynesië en de Franse Zuidelijke en Antarctische gebieden) en de Franse territoriale lichamen (Mayotte, Saint-Pierre en Miquelon). Voor de bepaling van het btw-gebied wordt daarentegen geacht dat Monaco deel uitmaakt van Frankrijk.

    (6) Zonder de Autonome Monastieke Staat van de Heilige Berg Oros Athos.

    (7) Met uitzondering van de nationale wateren van het Lugano-meer, Livigno en Campione d’Italia.

    (8) Maar niet Melila, Ceuta en de Canarische Eilanden.

    (9) Althans tot de Brexit en exclusief de Kanaaleilanden en Gibraltar. Voor de bepaling van het btw-gebied rekent men het eiland Man dan weer wel bij het Verenigd Koninkrijk. Het is echter nog onduidelijk wat de gevolgen van de Brexit zullen zijn voor het eiland Man.

    IC dienst

    Een handeling die geen levering van goederen is en die door een btw-plichtige dienstverrichter uit een andere EU-lidstaat in België wordt gepresteerd. Hier geldt dezelfde regeling als bij de IC verwerving.

    1° Een Nederlandse monteur met Nederlands btw-nummer werkt in jouw Belgisch magazijn aan een machine die een defect vertoont.

    2° Een Franse freelancer met Frans btw-nummer maakt een aantal afbeeldingen die je gebruikt voor een folder die je in Brussel zal uitdelen.

    3° Een Poolse lasser met Pools btw-nummer draait twee dagen mee in jouw fabriek in België.

    Deze btw-regeling is beperkt tot het btw-gebied van de Europese Unie. Dit btw-gebied bestaat naast België uit 26 andere landen: Bulgarije, Cyprus(1), Denemarken(2), Duitsland(3), Estland, Finland(4), Frankrijk(5), Griekenland(6), Hongarije, Ierland, Italië(7), Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Nederland, Oostenrijk, Polen, Portugal, Roemenië, Slovenië, Slowakije, Spanje(8), Tsjechië, het Verenigd Koninkrijk(9) en Zweden.

    (1) Dit omvat enkel de zones waarover de regering van Cyprus het feitelijk gezag uitoefent en niet het Turkse deel van Cyprus. De zones Akrotiri en Dhekalia vallen daarentegen wel onder het Cypriotisch btw-gebied.

    (2) Dit omvat niet Faeröer en Groenland.

    (3) Exclusief het grondgebied van Büsingen en het eiland Helgoland.

    (4) Behalve de autonome Finse Ålandseilanden.

    (5) Exclusief de Franse overzeese departementen (Frans-Guyana, Guadeloupe, Réunion en Martinique), de Franse overzeese gebieden (Saint-Barthélemy, Nieuw-Caledonië, Wallis en Futuna, Saint-Martin, Frans-Polynesië en de Franse Zuidelijke en Antarctische gebieden) en de Franse territoriale lichamen (Mayotte, Saint-Pierre en Miquelon). Voor de bepaling van het btw-gebied wordt daarentegen geacht dat Monaco deel uitmaakt van Frankrijk.

    (6) Zonder de Autonome Monastieke Staat van de Heilige Berg Oros Athos.

    (7) Met uitzondering van de nationale wateren van het Lugano-meer, Livigno en Campione d’Italia.

    (8) Maar niet Melila, Ceuta en de Canarische Eilanden.

    (9) Althans tot de Brexit en exclusief de Kanaaleilanden en Gibraltar. Voor de bepaling van het btw-gebied rekent men het eiland Man dan weer wel bij het Verenigd Koninkrijk. Het is echter nog onduidelijk wat de gevolgen van de Brexit zullen zijn voor het eiland Man.

    Invoer (import) met verlegging

    Wanneer je goederen aankoopt van een leverancier buiten de EU moet je in principe btw betalen op het moment van invoer. Enkel wie over een invoervergunning beschikt hoeft geen vooruitbetaling van de btw meer te doen en mag deze btw-classificatie kiezen. Beschik je niet over deze vergunning? Dan mag je de import met verlegging van heffing niet toepassen!

    1° Er worden via de haven van Antwerpen handelsgoederen ingevoerd vanaf het magazijn van een Amerikaanse leverancier. Je beschikt over een invoervergunning.

     2° Je koopt een nieuwe machine (investering) bij een Braziliaanse leverancier en importeert deze. Je beschikt over een invoervergunning.

    Praktische verwerking van de 5 btw-classificaties in jouw boekhouding

    Binnenlandse aankoop boeken

    Een binnenlandse aankoop is een aankoop die wordt verricht bij een binnenlandse leverancier of dienstverrichter zonder dat er sprake is van grensoverschrijding. In dit geval zal de leverancier gewoon btw aanrekenen die jij samen met het aankoopbedrag moet overmaken. De leverancier dient de btw dan aan de Schatkist te storten. Op het moment van de btw-aangifte is deze btw voor jou aftrekbaar.

    Je selecteert, afhankelijk van het toepasselijk btw-tarief (zie factuur):

    • 21.0% – Binnenlandse aankoop
    • 12.0% – Binnenlandse aankoop
    • 6.0% – Binnenlandse aankoop
    • 0.0% – Binnenlandse aankoop.

    Indien de leverancier onderworpen is aan de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, moet de leverancier geen btw aanrekenen. Op de factuur zal je de vermelding ‘Vrijgesteld van btw’ of ‘Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen’ terugvinden. In dit geval moet je niet zelf de btw berekenen en doorstorten. Je geeft dan gewoon het factuurbedrag excl. btw in en selecteert 0.0% – Binnenlandse aankoop.

    Btw verlegde aankoop (medecontractant) boeken

    Indien het gaat om werken in onroerende staat door een Belgische btw-belastingplichtige, zal de factuur geen btw vermelden. Op de factuur vind je dan de vermelding “Btw-verlegd volgens stelsel van medecontractant volgens art. 20 van KB nr.1”. Dat wil niet zeggen dat je de factuur zonder btw (0.0%) mag boeken en je mag dit ook niet boeken als een binnenlandse aankoop, omdat de btw niet aan de aannemer wordt overgedragen. Hiervoor is in Silvasoft een speciale categorie Btw verlegde aankoop (medecontractant) voorzien.

    Hierbij moet je zelf het toepasselijk btw-tarief nagaan en gebruik je in functie daarvan de keuzeopties:

    • 21.0% – Btw verlegde aankoop (medecontractant)
    • 12.0% – Btw verlegde aankoop (medecontractant)
    • 6.0% – Btw verlegde aankoop (medecontractant)
    • 0.0% – Btw verlegde aankoop (medecontractant).

    Dit stelsel is verplicht van zodra de werken aan de voorwaarden voldoen. Het houdt ook een belangrijk voordeel in omdat je de btw niet moet voorfinancieren. De verschuldigde btw wordt immers opgenomen in de btw-aangifte maar wordt daar ook meteen in mindering gebracht. Het gaat met andere woorden om een nuloperatie.

    Ook bij een gebouw voor gemengd gebruik dat je zowel zakelijk als privé gebruikt, kan dit stelsel worden toegepast. De werken moeten dan wel enkel betrekking hebben op het beroepsgedeelte of op het volledige gebouw (bv. het dak). In dit tweede geval maakt het niet uit welk deel van het gebouw beroepsmatig wordt gebruikt.

    Dat moet geval per geval worden uitgedokterd. In principe geldt het standaardtarief van 21%. Echter zal in sommige gevallen het verlaagd tarief van 6% van toepassing zijn. Dit verlaagd tarief kan enkel worden toegepast indien de woning ouder is dan tien jaar, voor meer dan 50% privé wordt gebruikt en indien de werken betrekking hebben op geheel het gebouw. Uiteraard kan enkel de btw op het beroepsmatig gedeelte worden gerecupereerd.

    Ook dan is dit btw-regime van toepassing, zelfs indien de werken worden uitgevoerd aan het privégedeelte. Indien de woning bovendien aan een aantal voorwaarden voldoet, is zelfs het verlaagd tarief van 6% van toepassing. De btw is dan wel niet aftrekbaar.

    In de wet zijn een aantal werken expliciet uitgesloten van het systeem van btw medecontractant. Zo mag het niet worden toegepast op de levering en plaatsing van keukentoestellen zoals een ingebouwde oven of vaatwasmachine. Dan zal de leverancier gewoon btw aanrekenen en moet de aankoop op de klassieke manier worden verwerkt.

    Daarnaast zijn er nog talloze andere uitzonderingen voorzien. Het gaat bijvoorbeeld niet om de levering van kapstokken die aan de muur worden vastgemaakt, in de vloer verankerde koeltoonbanken, rolluiken aan de binnenkant van het gebouw, hangkasten die aan de muur worden gemonteerd, e.d.

    IC verwerving boeken

    Wanneer (handels)goederen bij een btw-plichtige verkoper uit een andere EU-lidstaat worden gekocht en België worden binnengebracht, zal de leverancier geen btw aanrekenen. Ook hier mag je dit niet zomaar als een binnenlandse aankoop met 0% btw boeken. Je moet daarentegen zelf de btw berekenen en het opnemen in jouw btw-aangifte. Omdat het meteen ook in aftrek kan worden genomen, moet je de btw niet voorschieten en gaat het om een nuloperatie.

    Je gaat zelf het toepasselijk btw-tarief na. In Silvasoft selecteer je:

    • 21.0% – IC verwerving (buitenland, binnen EU)
    • 12.0% – IC verwerving (buitenland, binnen EU)
    • 6.0% – IC verwerving (buitenland, binnen EU)
    • 0.0% – IC verwerving (buitenland, binnen EU).

    Wanneer je onderhevig bent aan de btw-vrijstellingsregeling, dien je geen periodieke btw-aangiften in. In dat geval kan je de btw met andere woorden niet aangeven en terugvorderen. Daarom mag je nooit jouw btw-nummer aan de buitenlandse leverancier doorgeven. De leverancier moet dan ook gewoon de btw in rekening brengen. Deze btw is dan wel fiscaal aftrekbaar. Je verwerkt dit net zoals een binnenlandse aankoop.

    Het is wel mogelijk dat een buitenlandse leverancier een afwijkend btw-percentage gebruikt. In Luxemburg is het standaard btw-tarief bijvoorbeeld 17% terwijl dat in Kroatië 25% bedraagt. Standaard zijn deze btw-percentages niet in Silvasoft opgenomen, maar het is wel mogelijk om het programma eenvoudig naar je hand te zetten. Onder Boekhouding > Instellingen > Btw-aangifte & percentages instellingen maak je zelf een extra btw-percentage aan.

    Het kan gebeuren dat de buitenlandse leverancier btw aanrekent terwijl het eigenlijk gaat om een IC verwerving. Dat heeft een aantal nadelige gevolgen. Daarom vraag je best om een correctie.

    Ontvang je geen correctie? Dan moet je deze IC verwerving op een bijzondere manier verwerken in jouw boekhouding. Je moet immers het volledige bedrag, inclusief de onrechtmatige btw, als Bedrag excl. btw ingeven. De onrechtmatig aangerekende btw wordt immers beschouwd als een aankoopkost. Het voordeel is wel dat je deze onrechtmatig aangerekende btw wel gewoon fiscaal kan aftrekken.

    Daarnaast moet je net zoals bij een klassieke IC verwerving het toepasselijk btw-tarief kiezen. Eigenlijk betaal je dus Belgische btw op de buitenlandse btw, hoewel de fiscus dat zo niet ziet. Bovendien gaat het in dit geval om een niet-conforme factuur en is de Belgische btw dus ook niet recupereerbaar. Er is met andere woorden geen sprake van een nuloperatie, zoals dat bij een klassieke IC verwerving wel het geval is. Kortom: deze situatie is allesbehalve voordelig en net daarom tracht je maar beter een correctie te bemachtigen.

    IC dienst boeken

    Boekhoudkundig lijkt de verwerking van een intracommunautaire dienst sterk op die van een intracommunautaire verwerving. In dit geval gaat het echter niet om goederen die vanuit een ander EU-land worden geleverd, maar om diensten. En ook hier zal de dienstverrichter geen btw aanrekenen maar moet je zelf de toepasselijke Belgische btw aangeven.

    Je gaat zelf het toepasselijk btw-tarief na. In Silvasoft selecteer je daarvoor :

    • 21.0% – IC dienst (buitenland, binnen EU)
    • 12.0% – IC dienst (buitenland, binnen EU)
    • 6.0% – IC dienst (buitenland, binnen EU)
    • 0.0% – IC dienst (buitenland, binnen EU).

    Wanneer je onderhevig bent aan de btw-vrijstellingsregeling, dien je geen periodieke btw-aangiften in. In dat geval kan je de btw met andere woorden niet aangeven en terugvorderen. Daarom mag je nooit jouw btw-nummer aan de buitenlandse leverancier doorgeven. De leverancier moet dan ook gewoon de buitenlandse btw in rekening brengen. Deze btw is dan wel gewoon fiscaal aftrekbaar. Je verwerkt dit dus net zoals een binnenlandse aankoop.

    Het is wel mogelijk dat een buitenlandse leverancier een afwijkend btw-percentage gebruikt. In Luxemburg is het standaard btw-tarief bijvoorbeeld 17% terwijl dat in Kroatië 25% bedraagt. Standaard zijn deze btw-percentages niet in Silvasoft opgenomen, maar het is wel mogelijk om het programma eenvoudig naar je hand te zetten. Onder Boekhouding > Instellingen > Btw-aangifte & percentages instellingen maak je zelf een extra btw-percentage aan.

    Het kan gebeuren dat de buitenlandse leverancier btw aanrekent terwijl het eigenlijk gaat om een IC dienst. Dat heeft een aantal nadelige gevolgen. Daarom vraag je best om een correctie.

    Ontvang je geen correctie? Dan moet je deze IC dienst op een bijzondere manier verwerken in jouw boekhouding. Je moet immers het volledige bedrag, inclusief de onrechtmatige buitenlandse btw, als Bedrag excl. btw ingeven. De onrechtmatig aangerekende buitenlandse btw wordt immers beschouwd als een aankoopkost. Het voordeel is wel dat je deze onrechtmatig aangerekende btw wel gewoon fiscaal kan aftrekken.

    Daarnaast moet je net zoals bij een klassieke IC dienst het toepasselijk btw-tarief kiezen. Eigenlijk betaal je dus Belgische btw op de buitenlandse btw, hoewel de fiscus dat zo niet ziet. Bovendien gaat het in dit geval om een niet-conforme factuur en is de Belgische btw dus ook niet recupereerbaar. Er is met andere woorden geen sprake van een nuloperatie zoals dat bij een klassieke IC dienst wel het geval is. Kortom: deze situatie is allesbehalve voordelig en net daarom tracht je maar beter een correctie te bemachtigen.

    Invoer (import) met verlegging boeken

    Deze optie is enkel mogelijk wanneer je een invoervergunning hebt verkregen. In dit geval hoef je de btw niet vooruit te betalen om het nadien via de btw-aangifte te recupereren. De verschuldigde btw moet daarentegen wel worden opgenomen in de eerstvolgende btw-aangifte. Daarom moet je in Silvasoft het toepasselijk btw-tarief selecteren opdat het in de uiteindelijke btw-aangifte (waar het een nuloperatie is) kan worden opgenomen.

    Je hebt de keuze tussen:

    • 21.0% – Invoer (import) met verlegging
    • 12.0% – Invoer (import) met verlegging
    • 6.0% – Invoer (import) met verlegging
    • 0.0% – Invoer (import) met verlegging

    Wanneer je niet over een vergunning beschikt, moet je de btw meteen betalen in de EU-lidstaat waar de goederen werden ingevoerd. Dit zal meestal bij de inklaring van de goederen aan de douane zijn.

    In principe zal je twee facturen krijgen die je boekhoudkundig verwerkt. Enerzijds is er de factuur van jouw leverancier die je op de klassieke manier opneemt. Anderzijds is er de factuur van het douane-agentschap met daarop de douanekosten en de invoerrechten en ook de btw op de goederen, de invoerrechten en de douanekosten.

    De Commissie voor boekhoudkundige normen raadt aan om bijkomende kosten te behandelen net zoals bij de hoofdsom van de geïmporteerde goederen. De bijkomende kosten worden met andere woorden bij de aankoopprijs gerekend. Het is vooral belangrijk dat je bij de verwerking van deze facturen de klassieke manier volgt en niet Invoer (import) met verlegging selecteert, daar je nu eenmaal niet over een invoervergunning beschikt.

    Indien je regelmatig goederen importeert is het interessanter dat je over een invoervergunning beschikt. Zo hoef je de btw niet telkens voor te schieten. Het aanvragen van de vergunning voor invoer met verlegging van heffing moet gebeuren bij de FOD Financiën. Daarvoor surf je naar het online portaal MyMinfin waar je het aanvraagformulier ET14000A downloadt. Dit formulier vul je in en stuur je op naar het volgende adres:

    Federale Overheidsdienst Financiën
    Algemene Administratie van de Fiscaliteit
    Centrale diensten
    Dienst Operationele Expertise en Ondersteuning
    Dienst btw
    Koning Albert II-laan 33, bus 281
    1030 Brussel

    De toegekende vergunning is enkel van toepassing op de goederen die vanaf dat moment worden ingeklaard. Zolang de vergunning geldig is ben je bovendien verplicht om er gebruik van te maken en mag je de normale regeling, waarbij de btw aan de douane betaald wordt, niet langer toepassen.

    Twijfel je?

    Vooral bij internationale transacties wordt de btw-regelgeving al snel ingewikkeld. In de meeste gevallen zal bovenstaand overzicht volstaan om de correcte inkoopregels in te stellen. Maar in elke categorie bestaan er dan weer talloze uitzonderingen. Een limitatieve lijst aanbieden van al die uitzonderingen is onbegonnen werk, zeker omdat de toepasselijke wetgeving en de internationale situatie zo snel wijzigen.

    Kom je er echt niet aan uit? Dien dan hieronder een supportticket in of bel onze helpdesk. Het is belangrijk dat je voldoende details verstrekt en eventueel ook bijlagen zoals facturen uploadt. Enkel zo kunnen wij jou van een pasklaar antwoord voorzien.

    Vragen?

    Hopelijk heeft deze handleiding uw vraag beantwoord. Mocht u er toch niet uitkomen, bel dan gerust onze helpdesk op: +31 (0)85 – 225 07 63 (Nederland) of +32 (0)78 – 250 302 (België). U kunt ook via onderstaand formulier uw vraag achterlaten.