Handmatig banktransacties toevoegen en verwerken

Tip: laat uw bankafschriften automatisch importeren en verwerken via de automatische bankenkoppeling.

In dit artikel leggen we uit hoe u handmatig een banktransactie kunt toevoegen en deze vervolgens direct kunt verwerken in uw boekhouding.

Stap 1: handmatig banktransacties toevoegen

Om uw banktransacties toe te voegen gaat u in het menu naar: Boekhouding > Bankboek. U komt nu automatisch in stap 1 terecht. Hier dient u op de tweede blauwe knop ‘Handmatig toevoegen’ te klikken.

Vervolgens opent er een nieuw scherm waarin u de boekingstransactie(s) kunt toevoegen. Bij ‘Eigen omschrijving’ vult u een eigen omschrijving in (bijvoorbeeld een periode, een nummer of een specifieke boekingsnaam) en bij ‘Eigen rekening’ zoekt u uw eigen rekeningnummer op van de bank waarop u de transactie wilt verwerken.

Vervolgens kunt u de boeking toevoegen via de knop ‘Nieuw’. Er opent opnieuw een scherm waarin u de volgende gegevens dient op te nemen:

• Boekingsdatum: hier vult u de datum in waarop de transactie bij uw bank is verwerkt.
• Tegenrekening: hier vult u het bankrekeningnummer van uw relatie in, waar u een bedrag naar heeft overgeschreven of waarvandaan u een bedrag heeft ontvangen.
• Soort transactie: hier vult u in of het bedrag op uw bankrekening bij is geschreven of af is geschreven.
• Boekingsomschrijving: vul hier de omschrijving in die bij uw bank staat vermeld.
• Bedrag: hier vult u het transactiebedrag in.

Voorbeeld toevoegen boeking:

Vervolgens klikt u op ‘Opslaan’ en komt u weer in het vorige scherm terecht. Indien gewenst kunt u hier nog meerdere boekingen toevoegen door opnieuw te klikken op de knop ‘Nieuw’.

In het scherm “Bankbestand inzien/bewerken” vindt u het “Bankrekening saldo” terug. Dit toont het actuele, ingeboekte saldo zien. Het “Saldo concept” laat zien wat het actuele geboekte saldo is, plus alle nog te verwerken en concept banktransacties binnen het huidige boekjaar.

Als u alle gewenste banktransacties heeft toegevoegd dan kunt u deze gaan opslaan en importeren in uw boekhouding. Dit doet u door te klikken op de knop ‘Opslaan en importeren’.

Het bankbestand wordt toegevoegd onder stap 1. Hier worden de volgende items getoond:

• Datum: de datum waarop het bankbestand is toegevoegd.
• Bankrekening: de bankrekening waarvoor het bankbestand is toegevoegd.
• Omschrijving: een eigen omschrijving betreffende het bankbestand.
• Type: of het een handmatige of een MT940 / CODA bankbestand betreft.
• Transacties: het aantal transacties binnen het bankbestand.
• Totaal af: het totaal aan afschrijvingen binnen het bankbestand.
• Totaal bij: het totaal aan bijschrijvingen binnen het bankbestand.
• Status: deze kolom draagt geen naam maar toont de status van het bestand. Een “!” betekent dat er nog boekingen verwerkt moeten worden. Een “✔” betekent dat het volledige bestand verwerkt is (en/of dat er geen te verwerken transacties meer beschikbaar zijn).

Stap 2: Te verwerken afschriften

Nu  kunt u verder gaan in stap 2: Te verwerken afschriften. In dit scherm ziet u een overzicht van alle toegevoegde transacties. Hier ziet u ook of er eventueel fouten (zoals duplicaten) zijn geconstateerd. Deze kunt u vanuit dit scherm ook corrigeren of verwijderen. In dit scherm kunt u alle geïmporteerde bankboekingen verwerken binnen uw boekhouding.

U kunt dit versnellen door eerst alle zekere matches automatisch te laten bevestigen. Als u bijvoorbeeld een factuur heeft verstuurd met factuurnummer 1234 en u heeft via uw bank het bedrag dat hoort bij deze factuur ontvangen, met in de transactie omschrijving het factuurnummer 1234, dan kunt u deze banktransactie automatisch laten matchen. Silvasoft herkent namelijk direct dat deze transactie hoort bij de door u verzonden factuur. Om alle zekere matches te bevestigen klikt u op de knop ‘Alle zekere matches bevestigen’.

De transacties die nu nog overblijven dient u handmatig te verwerken. U klikt hiervoor per banktransactie op de knop ‘Handmatig verwerken’. De banktransactie wordt nu geopend. Vervolgens ziet u de vraag: ‘Hoe wilt u matchen?’. U kunt nu kiezen uit:

• Op vaste grootboekrekening: als u de transactie direct aan een grootboekrekening wilt koppelen.
• Matchen met verkoopfacturen / stornering: als u de transactie aan een verkoopfactuur wilt koppelen om zo de verkoopfactuur af te letteren (op ontvangen te zetten).
• Matchen met inkoopfacturen: als u de transactie aan een inkoopfactuur wilt koppelen om zo de inkoopfactuur af te letteren (op betaald te zetten).
• Match met incassorun: als u de transactie wilt koppelen aan een incasso bestand die u heeft gemaakt met Silvasoft.
• Match met betaalbatch (excasso): als u de transactie wilt koppelen aan een excasso bestand die u heeft gemaakt met Silvasoft.
• Geavanceerde match: als u de transactie zelf wilt wegboeken via diverse journaalpost regels / eigen grootboekmutaties.

Kiest u bijvoorbeeld voor: ‘Matchen met inkoopfacturen’ dan dient u de inkoopfactuur die hoort bij de banktransactie toe te voegen.

Klik vervolgens op ‘Opslaan’, ‘Opslaan en sluiten’ of ‘Opslaan en volgende’. Dit laatste kunt u doen als u nog meer banktransacties heeft en deze snel wilt verwerken. Dan gaat u namelijk direct naar de volgende transactie. Als u klaar bent met het verwerken van alle transacties kunt u kiezen voor ‘Opslaan en sluiten’.

In principe bent u nu helemaal klaar met het handmatig toevoegen van banktransacties en het verwerken van deze banktransacties in uw boekhouding. Wilt u een banktransactie verwerking nog wijzigen of wilt u uw verwerkte banktransacties inzien ga dan naar de volgende stap.

Alle verwerkte banktransacties

Wilt u uw verwerkte banktransacties inzien of wijzigen, dan kunt u deze opzoeken in het laatste tabblad ‘Alle (verwerkte) bankafschriften. Hier ziet u een overzicht van alle verwerkte banktransacties.

Vragen?

Hopelijk heeft deze handleiding uw vraag beantwoord. Mocht u er toch niet uitkomen, bel dan gerust onze helpdesk op: +31 (0)85 – 225 07 63 (Nederland) of +32 (0)78 – 250 302 (België). U kunt ook via onderstaand formulier uw vraag achterlaten.