Grootboekrekeningschema importeren

Heeft u een eigen grootboekrekeningschema dat u graag zou willen gebruiken i.p.v. het standaard meegeleverde schema? In dit artikel leggen we uit hoe u uw grootboekrekeningschema kunt importeren in Silvasoft. Dit scheelt u namelijk een hoop werk. Vindt u het toch lastig en heeft u liever dat wij u hier verder mee assisteren? Kijk dan eens voor meer informatie over de gratis overstapservice.

Inhoudsopgave

    Grootboekrekening schema importeren

    U kunt uw grootboekrekening schema op twee plaatsen binnen Silvasoft importeren:

    1. Ga in het menu naar Boekhouding > Instellingen > Klik dan op ‘Grootboekrekeningen importeren’, of
    2. Ga in het menu Beheer > Importmogelijkheden > Import van grootboekrekeningschema. Klik nu op ‘Open import’.

    Vervolgens moet u het format downloaden waarin u alle grootboekrekeningen kunt gaan plaatsen. Lees de instructies van dit format goed door! Dit is belangrijk voor een juiste import.

    In het tweede tabblad van dit bestand (tabblad Schema) kunt u alle gegevens plaatsen. Zodra u alle grootboekrekeningen inclusief gegevens heeft ingevuld volgens de instructies uit het format, kunt u het bestand opslaan op uw computer.

    Daarna kunt u het bestand uploaden door te klikken op de blauwe knop ‘Selecteer bestand’. Vervolgens klikt u op de blauwe knop ‘Importeer en ga naar controle’.

    Nu wordt het bestand uitgelezen door Silvasoft. Dit kan even duren. Na het uitlezen komt u terecht in: ‘Stap 3: Controleer de import’. Lees hier goed alle tekst en klik vervolgens op ‘Importeer’, ‘Importeer en synchroniseer’ of ‘Gehele import annuleren’. Dit laatste doet u als u in tabblad 3 ‘Records met foutmelding(en)’ regels met fouten ziet staan. Los deze fouten eerst op in het format en doe dan de import opnieuw.

    Na een geslaagde import vindt u het grootboekrekening schema terug via menu Boekhouding > Alle grootboekrekeningen.

    Instructies na import Grootboekrekening schema

    Na de import dient u verschillende koppelingen binnen Silvasoft te controleren, hierover ontvangt u automatisch bericht. De melding vindt u ook terug in uw scherm direct na de import of vindt u hieronder stapsgewijs terug.

    1. Boekhouding > Instellingen > Grootboekrekeningen instellingen:
      Selecteer middels het zoekvenster de rekening van eigen vermogen, hier wordt bij een jaarafsluiting of rapportage het resultaat op geboekt.
    2. Boekhouding > Instellingen > Btw-aangifte & percentages instellingen: Controleer zowel in het inkoop als verkoop tabblad alle regels. Selecteer een regel > bewerken en controleer/koppel de btw-grootboekrekening.
    3. Boekhouding > Instellingen > Inkoop (dagboek) instellingen: Selecteer middels het zoekvenster uw crediteuren rekening, de standaard kosten rekening en het standaard btw-percentage.
    4. Boekhouding > Instellingen > Verkoop (dagboek) instellingen: Selecteer middels het zoekvenster uw debiteuren rekening, de standaard opbrengst en het standaard btw-percentage.
    5. Boekhouding > Instellingen > Bank (dagboek) instellingen: Selecteer een bankrekening > Bewerken > koppel deze in het tweede veld aan de juiste grootboekrekening.
    6. Boekhouding > Instellingen > Kas (dagboek) instellingen: Selecteer middels het zoekvenster uw kas rekening.
    7. Controleer de grootboekmutatietemplates (indien van toepassing): Navigeer naar de module Boekhouding > Instellingen > Memoriaal (dagboek) instellingen > Grootboekmutatietemplates > selecteer een regel > klik op bewerken > selecteer één voor één een regel > Bewerken en controleer/corrigeer de grootboekrekening > Opslaan.
    8. Controleer de productcategorieën: Navigeer naar Producten > Instellingen > Categorieën > selecteer één voor één een regel > Bewerken en controleer/corrigeer de grootboekrekening > Opslaan.
    9. Controleer de Geavanceerde rapportage in de module boekhouding: Navigeer naar Boekhouding > Geavanceerde rapportage > selecteer links een rapportage > Bewerken > controleer/corrigeer de gegevensbron danwel grootboekrekening > Opslaan.
    10. Dashboard grafieken: Koppeling tussen uw dashboard en grootboekrekeningen. Klik op menu Dashboard > Klik rechtsonder in elke grafiek (indien aanwezig) op het potloodje en controleer/corrigeer de gegevensbron danwel grootboekrekening > Opslaan.

    TIP: Controleer direct onder het tabblad Aangifte tijdsvak / btw-categorieën de aangifte categorie van elk btw-percentage! Voor het doen van een juiste btw-aangifte zijn deze instellingen noodzakelijk, zonder gekoppelde categorie gaat de btw-aangifte altijd fout.

    Import bestand

    Zoals reeds besproken dient u voor de import van uw grootboekrekeningschema een format te downloaden. U kunt deze in Silvasoft terugvinden op de import schermen, u kunt deze ook op deze pagina downloaden: Import Template Grootboekschema.

    Vragen?

    Hopelijk heeft deze handleiding uw vraag beantwoord. Mocht u er toch niet uitkomen, bel dan gerust onze helpdesk op: +31 (0)85 – 225 07 63 (Nederland) of +32 (0)78 – 250 302 (België). U kunt ook via onderstaand formulier uw vraag achterlaten.