Een verkoopfactuur maken & versturen

Een verkoopfactuur maken & versturen

In dit artikel leggen we uit hoe u een verkoopfactuur kunt maken in uw eigen huisstijl en deze naar uw relaties kunt versturen met Silvasoft. De uitgangssituatie voor dit artikel is dat u de module facturatie heeft aangezet voor uw account.

Inhoud

Om te kunnen factureren dient u een factuurtemplate te maken. Een factuurtemplate bepaalt hoe uw facturen eruit komen te zien. U geeft aan waar u de klantgegevens wilt tonen, waar u uw eigen gegevens wilt tonen en welke informatie u in uw factuurregels en totalen wilt laten zien. Ook kunt u uw eigen logo of briefpapier toevoegen aan het template en vaste teksten opnemen.

U kunt uw bestaande factuurtemplates wijzigen of een nieuwe template aanmaken via het menu Facturatie > Instellingen en klik vervolgens op de knop die begint met de tekst ‘Facturatie instellingen’. Wilt u weten hoe het maken van een factuurtemplate (ontwerp) precies werkt? Lees dan meer via onderstaande knop.

Uw eigen factuurontwerp maken

  1. Ga in Silvasoft naar het menu Facturatie > Facturen.
  2. Klik hier op de knop ‘Nieuw’. Nu opent een scherm waarin u alle informatie voor uw factuur kunt invoeren.
  3. Begin met het selecteren van uw relatie middels het zoekveld achter ‘Relatie’. Het zoekveld vult automatisch de relaties aan die overeenkomen met uw zoekterm. Bestaat de relatie nog niet? Maak dan een nieuwe relatie aan via de + knop achter het veld.
  4. Vul vervolgens de overige velden in welke relevant zijn, zoals een opmerking of referentie voor de factuur. Enkel de velden ‘Relatie’ en ‘Datum’ zijn verplicht. De rest van de velden zijn optionele instellingen.
  5. Voeg nu factuurregels toe aan de factuur via de knop ‘Nieuwe factuurregel’. Een factuurregel is een specificatie van de factuur zoals een product of dienst welke u tegen een bepaalde prijs heeft verkocht.
  6. Nu volgt een detailscherm waarin u uw factuurregel kunt invullen. Hier kiest u linksboven het product of dienst dat u wilt factureren. Dus stel u wilt een fiets verkopen, vul dan bij product ‘fiets’ in. Bestaat dit product nog niet? Voeg dan direct een nieuw product toe middels de knop met de +.
  7. Vul nu de overige velden naar wens in. In elk geval dient u een aantal op te geven.  De meeste overige velden zoals ‘prijs per stuk’ en ‘btw-percentage’ worden automatisch ingevuld op basis van het gekozen product. Na invullen van de velden ziet u scherm er bijvoorbeeld zo uit:
  8. Klik tot slot op de knop ‘Opslaan en sluiten’ wanneer u klaar bent. Wilt u direct nog een factuurregel aanmaken, klik dan op ‘Opslaan en volgende’.
  9. Na opslaan komt u weer in het factuur detail scherm. Uw factuur is nu aangemaakt en u heeft één of meerdere factuurregels toegevoegd. Oftewel, uw factuur is klaar om bekeken en verstuurd te worden!

Ervan uitgaande dat u nog in het factuur scherm zit van stap 2 kun u hieronder verder lezen over hoe u uw factuur kunt bekijken en versturen naar uwklant.

  1. Klik allereerst links onderin op de knop ‘Opslaan’ om uw factuur definitief te maken en om een factuurnummer te genereren voor de factuur.
  2. Klik nu op het tabblad ‘Versturen & printen’.
  3. Allereerst gaan we een voorbeeld bekijken van de factuur. Klik hiervoor op het sub-tabblad ‘Preview’.
  4. Klik nu op de knop ‘Bekijk preview’ om direct te zien hoe uw factuur eruit ziet. Maak indien gewenst aanpassingen aan uw documenttemplate, factuurregels of factuurgegevens totdat de factuur naar wens is.
  5. Bent u klaar om de factuur te versturen naar uw klant? Ook dit doet u snel en eenvoudig vanuit Silvasoft. Klik hiervoor het subtabblad ‘Versturen & printen’
  6. U kunt hier onder het kopje ‘Printen (downloaden)’ de factuur als PDF downloaden om deze handmatig te versturen of e-mailen naar uw klant.
  7. Wilt u de factuur direct naar uw klant e-mailen vanuit Silvasoft? Klik dan op de knop ‘Verstuur factuur en bijlages per e-mail’. De factuur kunt u dan versturen naar de relatie welke u eerder heeft gekoppeld aan de factuur. De factuur wordt niet direct verstuurd, eerst volgt een tussenscherm waarin u de e-mail kunt bekijken of aanpassen. Klik in dit scherm onderin op de knop ‘Versturen’ om uw factuur per e-mail naar uw klant te verzenden.

TIP: De e-mail tekst en afzender die standaard ingevuld wordt wanneer u klikt op de knop ‘Verstuur factuur en bijlages per e-mail’ wordt bepaald op basis van uw e-mailtemplate. U kunt meerdere e-mail templates aanmaken in uw administratie, zo kunt u met 1 druk op de knop een factuur per e-mail versturen naar uw klant op basis van een e-mailtemplate. Het beheren van e-mailtemplates doet u via het menu Facturatie > Instellingen > Facturatie instellingen > E-mailtemplates.

in Module facturatie

Reageer op dit artikel



X
- Enter Your Location -
- or -