Uw eigen documentlayout maken

Ontwerp uw eigen documenten voor bijvoorbeeld uw facturen, offertes, orders, pakbonnen of aanmaningen. Met Silvasoft maakt u deze documenten eenvoudig naar uw eigen wens en in uw eigen huisstijl. Bepaal zelf welke informatie waar op uw document komt te staan en hoe deze informatie vormgegeven moet worden.

Inhoudsopgave

    Het aanmaken van een template

    U kunt in Silvasoft onbeperkt ‘documenttemplates’ aanmaken. Een documenttemplate is een ontwerp / sjabloon voor uw factuur, offerte, order, pakbon of aanmaning en bepaalt hoe het document eruit komt te zien. In onderstaande video demonstreren wij het gebruik van onze documenttemplate builder, en de features van de documenttemplate builder worden in deze handleiding besproken. Voordat u aan de slag kan met het inrichten van uw template dient u deze eerst aan te maken.

    1. U gaat naar de template instellingen van de template die u wilt aanpassen, deze kunt u terugvinden onder Beheer > Instellingen > tabblad Documenttemplates,
    2. Nadat u een document type heeft geselecteerd dan klikt u op “+Nieuw”om een nieuwe template te creëren,
    3. Nu geeft u de naam op van uw template (u kunt dit later nog aanpassen),
    4. Klik vervolgens op “Opslaan & naar layoutbuilder” om verder te gaan.

    Een document lay-out bepaalt hoe uw document eruit komt te zien als PDF bestand. Denk aan het ontwerp van uw facturen, offertes, pakbonnen, inkooporders, enzovoorts. Met onze builder creëert u in een handomdraai een uniek document lay-out welke volledig naar uw wens is ingericht. In de onderstaande video wordt de document builder toegelicht inclusief de documentregels en het totalenblok.

    Document secties

    Een document lay-out is opgebouwd uit 3 secties. Een boven-, midden- en ondersectie. De boven- en ondersecties worden op iedere pagina herhaald. Hier kunt u bijvoorbeeld u betalingsvoorwaarden, website of andere gegevens toevoegen die op elke pagina terug mogen komen.

    In de middensectie zet u de inhoud van uw lay-out in zoals een factuuropmerking, factuur- of offerteregels, enzovoorts. Aan elke sectie kunt u kolommen toevoegen en van elke sectie kunt u de hoogte bepalen.

    Kolommen

    Aan elke sectie kunt u kolommen toevoegen. U kunt middels kolommen verschillende gestructureerde indelingen in uw document maken. Denk aan een linker- en rechterkolom, of drie kolommen van gelijke breedte, of een kolom over de gehele breedte van het document.

    Om een kolom toe te voegen klikt u op de knop ‘Kolommen toevoegen’ in de desbetreffende sectie. Vervolgens kunt u een kant-en-klare indeling of losse kolommen kiezen. De kolommen worden percentueel over de breedte verdeeld en kunnen in een kant-en-klaren indeling of als losse kolom worden toegevoegd. De volgende opties zijn hiervoor beschikbaar:

    Kant-en-klare kolommen

    • 1-kolom 100%,
    • 2-kolommen 50% + 50%,
    • 2-kolommen 25% + 75%,
    • 2-kolommen 75% + 25%,
    • 2-kolommen 66,6% + 33,3%,
    • 2-kolommen 33,3% + 66,6%,
    • 3-kolommen 33,3% + 33,3% + 33,3%,
    • 3-kolommen 25% + 50% + 25%,
    • 3-kolommen  50% + 25% + 25%,
    • 3-kolommen 25% + 25% + 50%, en
    • 4-kolommen 25% + 25% + 25% + 25%.

    Losse kolommen

    • 100% brede kolom,
    • 75% brede kolom (3/4),
    • 66,6% brede kolom (2/3),
    • 50% brede kolom (1/2),
    • 33,3% brede kolom (1/3), en
    • 25% brede kolom (1/4).

    Elementen

    Aan iedere kolom kunt u elementen toevoegen. Een element kan bijvoorbeeld een stuk tekst of de factuurregels zijn. Het element factuurregels verschilt per document type, op een offerte zal hier bijvoorbeeld offerteregels getoond worden. Om een element toe te voegen aan een kolom klikt u op de knop ‘Acties’ in de kolom.

    Een kolom kunt u in de breedte wijzigen met Kolombreedte wijzigen, deze breedte zijn op basis van de losse kolommen breedtes omschreven in de vorige paragraaf. Met Kolom omhoog verplaatsen en Kolom omlaag verplaatsen kunt u de positie van deze kolom in deze sectie bepalen. En met Kolom verwijderen kunt u deze kolom verwijderen uit deze sectie.

    Tekstelement met variabele gegevens

    Om variabele gegevens aan uw document toe te voegen kiest u voor een tekstelement. Aan elk tekstelement voegt u zelf tekst toe. In deze tekst kunt u dynamische tokens opnemen. Deze tokens worden vervangen door echte data bij het genereren en exporteren van het document. Voorbeeld tokens zijn %Relatienaam% of %Documentnummer%. Als u ervoor kiest om deze variabele gegevens in te voegen dan krijgt u een lijst weergave met deze gegevens waarin u kunt zoeken en scrollen.

    Dit scherm bestaat uit de volgende onderdelen:

    • Zoekveld om variabele tokens mee te zoeken,
    • De naam met %-tekens in (zoals %Relatienaam%) is het variabele token die ingevoegd moet worden om bepaalde variabele data aan te roepen,
    • De tekst die naast het token staat omschrijft de functie van de token en welke variabele data wordt aangeroepen, en
    • Met Token invoegen kunt u de variabele token toevoegen aan het tekst element waarin u zit te werken.

    Voorbeeld bekijken?

    Wilt u weten hoe uw lay-out eruit komt te zien wanneer u deze zou gebruiken bij een factuur, offerte of ander document? Klik dan op de knop ‘Bekijk voorbeeld van ontwerp’.

    Aan de rechterkant van het Document Builder scherm vindt u een aantal opties terug waarmee u de puntjes op de i van uw document template kunt zetten.

    • Bij Info kunt u meer informatie over de Document Builder terugvinden,
    • Onder Actie vindt u geavanceerde instellingen gerelateerd aan het maken van uw template, en
    • Met Klaar? Opslaan! kunt u tussentijds uw aanpassingen opslaan en/of opslaan & afsluiten.

    Het kopje Info en Klaar? Opslaan! spreken voor zichzelf. Het kopje Actie heeft aanvullende toelichting nodig. Deze is verdeeld in vier onderdelen die voorheen o.a. onder de geavanceerde instellingen van templates beschikbaar waren:

    • Met Bekijk voorbeeld van ontwerp kunt u een preview bekijken van uw huidige document ontwerp, u kunt dit gebruiken om te zien waar u nog aanpassingen op uw document dient te doen,
    • Bij Achtergrond toevoegen kunt u een .PDF bestand toevoegen als achtergrond voor uw eerste bladzijde (en aanvullend dezelfde of een andere voor u vervolg bladzijde). U kunt dit gebruiken om briefpapier op uw document te hanteren,
    • Via Open geavanceerde instellingen kunt u o.a. de document marges, het pagina formaat, de export naam van het document, getoonde decimalen, valuta karakter, datum notatie en paginanummers van het document instellen, en
    • Als laatste kunt u door Reset naar standaard layout te gebruiken uw document terugzetten naar de standaard document instellingen. Let op: Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

    Logo en/of briefpapier toevoegen aan uw template

    In dit artikel heeft u kennisgemaakt met de documentbuilder en hoe u deze kunt gebruiken om templates in uw eigen huisstijl te maken. In onderstaande artikelen gaan wij dieper in op het toevoegen van een logo en/of briefpapier op uw documenttemplates.

    Vragen?

    Hopelijk heeft deze handleiding uw vraag beantwoord. Mocht u er toch niet uitkomen, bel dan gerust onze helpdesk op: +31 (0)85 – 225 07 63 (Nederland) of +32 (0)78 – 250 302 (België). U kunt ook via onderstaand formulier uw vraag achterlaten.