Een order(bevestiging) maken & versturen

In dit artikel leggen we uit hoe u een orderbevestiging kunt maken in uw eigen huisstijl en deze naar uw relaties kunt versturen met Silvasoft. De uitgangssituatie voor dit artikel is dat u de module ‘Offerte & orders’ heeft aangezet voor uw account.

Inhoudsopgave

    Om een order te kunnen maken dient u een orderbevestigingtemplate te maken. Een order(bevestiging)template bepaalt hoe uw orders eruit komen te zien. U geeft aan waar u de klantgegevens wilt tonen, waar u uw eigen gegevens wilt tonen en welke informatie u in uw orderteregels en totalen wilt laten zien. Ook kunt u uw eigen logo of briefpapier toevoegen aan het template en vaste teksten opnemen.

    U kunt uw bestaande order(bevestiging)templates wijzigen of een nieuwe template aanmaken via het menu Offertes & orders > Instellingen en klik vervolgens op de tabblad die begint met de tekst ‘Documenttemplates’. Wilt u weten hoe het maken van een order(bevestiging)template (ontwerp) precies werkt? Lees dan meer via onderstaande knop.

    Uw eigen order(bevestiging)ontwerp maken

    Een order(bevestiging) kan los worden aangemaakt, dit doet u via menu Offertes & orders > Orders of als u een offerte definitief maakt (een definitieve offerte is een order). De schermen zijn vergelijkbaar aan elkaar en werken in feite hetzelfde.

    1. Ga in Silvasoft naar het menu Offertes & orders > Orders.
    2. Klik hier op de knop ‘Nieuw’. Nu opent een scherm waarin u alle informatie voor uw order kunt invoeren.
    3. Begin met het selecteren van uw relatie middels het zoekveld achter ‘Relatie’. Het zoekveld vult automatisch de relaties aan die overeenkomen met uw zoekterm. Bestaat de relatie nog niet? Maak dan een nieuwe relatie aan via de + knop achter het veld.
    4. Vul vervolgens de overige velden in welke relevant zijn, zoals een opmerking of referentie voor de orderbevestiging. Enkel de velden ‘Relatie’ en ‘Datum’ zijn verplicht. De rest van de velden zijn optionele instellingen.
    5. Voeg nu orderregels toe aan de order via de knop ‘+Nieuwe orderregels’. Een orderregel is een specificatie van de order zoals een product of dienst welke u tegen een bepaalde prijs heeft verkocht.
    6. Nu volgt een detailscherm waarin u uw orderregel kunt invullen. Hier kiest u linksboven het product of dienst dat u wilt verkopen. Dus stel u wilt een fiets verkopen, vul dan bij product ‘fiets’ in. Bestaat dit product nog niet? Voeg dan direct een nieuw product toe middels de knop met de +.
    7. Vul nu de overige velden naar wens in. In elk geval dient u een aantal op te geven.  De meeste overige velden zoals ‘prijs per stuk’ en ‘btw-percentage’ worden automatisch ingevuld op basis van het gekozen product. Na invullen van de velden ziet u scherm er bijvoorbeeld zo uit:
    8. Klik tot slot op de knop ‘Opslaan en sluiten’ wanneer u klaar bent. Wilt u direct nog een orderregel aanmaken, klik dan op ‘Opslaan en volgende’.
    9. Na opslaan komt u weer in het order detail scherm. Uw order is nu aangemaakt en u heeft één of meerdere orderregels toegevoegd. Oftewel, uw order is klaar om bekeken en verstuurd te worden!

    Ervan uitgaande dat u nog in het order scherm zit van stap 2 kun u hieronder verder lezen over hoe u uw order kunt bekijken en versturen naar uw klant.

    1. Klik allereerst links onderin op de knop ‘Opslaan’ om uw order definitief te maken en om een ordernummer te genereren voor de order.
    2. Klik nu op het tabblad ‘Versturen & printen’.

    3. Allereerst gaan we een voorbeeld bekijken van de order. Klik hiervoor op het sub-tabblad ‘Preview’.
    4. Klik nu op de knop ‘Bekijk preview’ om direct te zien hoe uw order eruit ziet. Maak indien gewenst aanpassingen aan uw documenttemplate, orderregels of ordergegevens totdat de order naar wens is.
    5. Bent u klaar om de order te versturen naar uw klant? Ook dit doet u snel en eenvoudig vanuit Silvasoft. Klik hiervoor het subtabblad ‘Versturen & printen’
    6. U kunt hier onder het kopje ‘Printen (downloaden)’ de orderals PDF downloaden om deze handmatig te versturen of e-mailen naar uw klant.
    7. Wilt u de order direct naar uw klant e-mailen vanuit Silvasoft? Klik dan op de knop ‘Verstuur orderen bijlages per e-mail’. De order kunt u dan versturen naar de relatie welke u eerder heeft gekoppeld aan de order. De order wordt niet direct verstuurd, eerst volgt een tussenscherm waarin u de e-mail kunt bekijken of aanpassen. Klik in dit scherm onderin op de knop ‘Versturen’ om uw order per e-mail naar uw klant te verzenden.

    TIP: De e-mail tekst en afzender die standaard ingevuld wordt wanneer u klikt op de knop ‘Verstuur order en bijlages per e-mail’ wordt bepaald op basis van uw e-mailtemplate. U kunt meerdere e-mail templates aanmaken in uw administratie, zo kunt u met 1 druk op de knop een order per e-mail versturen naar uw klant op basis van een e-mailtemplate. Het beheren van e-mailtemplates doet u via het menu Offertes & orders > Instellingen > E-mailtemplates > Order.

    Vragen?

    Hopelijk heeft deze handleiding uw vraag beantwoord. Mocht u er toch niet uitkomen, bel dan gerust onze helpdesk op: +31 (0)85 – 225 07 63 (Nederland) of +32 (0)78 – 250 302 (België). U kunt ook via onderstaand formulier uw vraag achterlaten.