Een offerte maken & versturen

In dit artikel leggen we uit hoe u een offerte kunt maken in uw eigen huisstijl en deze naar uw relaties kunt versturen met Silvasoft. De uitgangssituatie voor dit artikel is dat u de module ‘Offerte & orders’ heeft aangezet voor uw account.

Inhoudsopgave

    Om te kunnen offreren dient u een offertetemplate te maken. Een offertetemplate bepaalt hoe uw offertes eruit komen te zien. U geeft aan waar u de klantgegevens wilt tonen, waar u uw eigen gegevens wilt tonen en welke informatie u in uw offerteregels en totalen wilt laten zien. Ook kunt u uw eigen logo of briefpapier toevoegen aan het template en vaste teksten opnemen.

    U kunt uw bestaande offertetemplates wijzigen of een nieuwe template aanmaken via het menu Offertes & orders > Instellingen en klik vervolgens op het tabblad die begint met de tekst ‘Documenttemplates’. Wilt u weten hoe het maken van een offertetemplate (ontwerp) precies werkt? Lees dan meer via onderstaande knop.

    Uw eigen offerteontwerp maken

    1. Ga in Silvasoft naar het menu Offertes & orders > Offertes.
    2. Klik hier op de knop ‘Nieuw’. Nu opent een scherm waarin u alle informatie voor uw offerte kunt invoeren.
    3. Begin met het selecteren van uw relatie middels het zoekveld achter ‘Relatie’. Het zoekveld vult automatisch de relaties aan die overeenkomen met uw zoekterm. Bestaat de relatie nog niet? Maak dan een nieuwe relatie aan via de + knop achter het veld.
    4. Vul vervolgens de overige velden in welke relevant zijn, zoals een opmerking of referentie voor de offerte. Enkel de velden ‘Relatie’ en ‘Datum’ zijn verplicht. De rest van de velden zijn optionele instellingen.
    5. Voeg nu offerteregels toe aan de offerte via de knop ‘Nieuwe offerteregel’. Een offerteregel is een specificatie van de offerte zoals een product of dienst welke u tegen een bepaalde prijs heeft verkocht.
    6. Nu volgt een detailscherm waarin u uw offerteregel kunt invullen. Hier kiest u linksboven het product of dienst dat u wilt offreren. Dus stel u wilt een fiets verkopen, vul dan bij product ‘fiets’ in. Bestaat dit product nog niet? Voeg dan direct een nieuw product toe middels de knop met de +.
    7. Vul nu de overige velden naar wens in. In elk geval dient u een aantal op te geven.  De meeste overige velden zoals ‘prijs per stuk’ en ‘btw-percentage’ worden automatisch ingevuld op basis van het gekozen product. Na invullen van de velden ziet u scherm er bijvoorbeeld zo uit:
    8. Klik tot slot op de knop ‘Opslaan en sluiten’ wanneer u klaar bent. Wilt u direct nog een offerteregel aanmaken, klik dan op ‘Opslaan en volgende’.
    9. Na opslaan komt u weer in het offerte detail scherm. Uw offerte is nu aangemaakt en u heeft één of meerdere offerteregels toegevoegd. Oftewel, uw offerte is klaar om bekeken en verstuurd te worden!

    Ervan uitgaande dat u nog in het offerte scherm zit van stap 2 kun u hieronder verder lezen over hoe u uw offerte kunt bekijken en versturen naar uw klant.

    1. Klik allereerst links onderin op de knop ‘Opslaan’ om uw offerte definitief te maken en om een offertenummer te genereren voor de offerte.
    2. Klik nu op het tabblad ‘Versturen & printen’.

    3. Allereerst gaan we een voorbeeld bekijken van de offerte. Klik hiervoor op het sub-tabblad ‘Preview’.
    4. Klik nu op de knop ‘Bekijk preview’ om direct te zien hoe uw offerte eruit ziet. Maak indien gewenst aanpassingen aan uw documenttemplate, offerteregels of offertegegevens totdat de offerte naar wens is.
    5. Bent u klaar om de offerte te versturen naar uw klant? Ook dit doet u snel en eenvoudig vanuit Silvasoft. Klik hiervoor het subtabblad ‘Versturen & printen’
    6. U kunt hier onder het kopje ‘Printen (downloaden)’ de offerte als PDF downloaden om deze handmatig te versturen of e-mailen naar uw klant.
    7. Wilt u de offerte direct naar uw klant e-mailen vanuit Silvasoft? Klik dan op de knop ‘Verstuur offerte en bijlages per e-mail’. De offerte kunt u dan versturen naar de relatie welke u eerder heeft gekoppeld aan de offerte. De offerte wordt niet direct verstuurd, eerst volgt een tussenscherm waarin u de e-mail kunt bekijken of aanpassen. Klik in dit scherm onderin op de knop ‘Versturen’ om uw offerte per e-mail naar uw klant te verzenden.

    Tip: de e-mail tekst en afzender die standaard ingevuld wordt wanneer u klikt op de knop ‘Verstuur offerte en bijlages per e-mail’ wordt bepaald op basis van uw e-mailtemplate. U kunt meerdere e-mail templates aanmaken in uw administratie, zo kunt u met 1 druk op de knop een offerte per e-mail versturen naar uw klant op basis van een e-mailtemplate. Het beheren van e-mailtemplates doet u via het menu Offertes & orders > Instellingen > E-mailtemplates > Offerte.

    Vragen?

    Hopelijk heeft deze handleiding uw vraag beantwoord. Mocht u er toch niet uitkomen, bel dan gerust onze helpdesk op: +31 (0)85 – 225 07 63 (Nederland) of +32 (0)78 – 250 302 (België). U kunt ook via onderstaand formulier uw vraag achterlaten.