Automatische verwerkingsregels maken voor het sneller verwerken van banktransacties

Om de banktransacties, die u handmatig of via een bankbestand heeft toegevoegd aan Silvasoft, sneller te kunnen verwerken, kunt u gebruikmaken van automatische verwerkingsregels.

Automatische verwerkingsregels zorgen ervoor dat een banktransactie automatisch wordt gematcht aan een bijbehorende grootboekrekening of factuur. Zo kunt u bijvoorbeeld instellen dat als u een betaling doet vanuit uw zakelijke rekening naar uw privé rekening en als de banktransactie omschrijving het woord ‘salaris’ bevat, dat dit bijvoorbeeld automatisch wordt gekoppeld aan grootboekrekening ‘privé opname’. Of u kunt instellen dat een betaling die u doet aan de overheid altijd automatisch moet worden gematcht aan grootboekrekening ‘betaalde btw’.

Standaard krijgt u binnen uw account in Silvasoft al twee automatische verwerkingsregels. Namelijk dat alle afschrijvingen automatisch worden gematcht aan inkoopfacturen en dat alle bijschrijvingen automatisch worden gematcht aan verkoopfacturen. Hoe weet Silvasoft welke afschrijving hoort bij welke inkoopfactuur? Hiervoor wordt gekeken naar het bedrag van de transactie, deze moet namelijk gelijk zijn aan het bedrag van de inkoopfactuur. Daarnaast wordt ook gekeken naar het factuurnummer. Het factuurnummer in de banktransactie omschrijving moet overeenkomen met het factuurnummer van de inkoopfactuur. Het zelfde geldt voor verkoopfacturen. Het bedrag en het factuurnummer moeten gelijk zijn.

In deze handleiding gaan we 2 automatische verwerkingsregels maken als voorbeeld.

  1. We gaan een automatische verwerkingsregels maken voor het automatisch verwerken van een salaris transactie
  2. We gaan een automatische verwerkingsregels maken voor het automatisch verwerken van een btw betaling

Salaris transactie

Allereerst gaan we in het menu naar Boekhouding > Bankboek > Open het eerste tabblad ‘Overzicht rekeningen’ > klik op het bankrekeningnummer waarvoor u de automatische verwerkingsregel wilt maken > en klik vervolgens op de blauwe knop ‘Automatische verwerkingsregels’ en klik op ‘Nieuw’.

Er opent een scherm waarin u de automatische verwerkingsregels kunt gaan maken. In ons voorbeeld gaan we uit van een salaris betaling die wordt gedaan vanaf de zakelijke rekening naar een privé rekening, dus het betreft een afschrijving. Vervolgens kunt u de automatische verwerkingsregel beperken op tegenrekening. Dit betekent dat de automatische verwerkingsregel alleen geldt voor een afschrijving naar een bepaald rekeningnummer. Hier kunt u het privé rekeningnummer waar het salaris naar wordt overgemaakt invullen. Vervolgens kunt u de automatische verwerkingsregel nog iets verder beperken. U kunt bijvoorbeeld instellen dat de automatische verwerkingsregel ook alleen maar moet gelden als de banktransactie omschrijving het woord ‘Salaris’ bevat. Vervolgens moet u nog invullen wat er moet gebeuren als aan bovenstaande voorwaarden is voldaan. Een salarisbetaling kunt u bijvoorbeeld automatisch laten verwerken op een grootboekrekening. Vervolgens vult u de grootboekrekening in waar u de salarisbetaling op wilt boeken. Klik daarna op opslaan.

Voorbeeld:

Btw betaling

We gaan opnieuw naar Boekhouding > Bankboek > Open het eerste tabblad ‘Overzicht rekeningen’ > klik op het bankrekeningnummer waarvoor u de automatische verwerkingsregel wilt maken > en klik vervolgens op de blauwe knop ‘Automatische verwerkingsregels’ en klik op ‘Nieuw’.

In dit voorbeeld gaan we uit van een btw betaling aan de overheid. Het betreft dus een afschrijving. Vervolgens kunt u de automatische verwerkingsregel beperken op tegenrekening. Dit betekent dat de automatische verwerkingsregel alleen geldt voor een afschrijving naar een bepaald rekeningnummer. Hier kunt u het rekeningnummer van de overheid invullen. Vervolgens kunt u de automatische verwerkingsregel nog iets verder beperken door een transactie omschrijving toe te voegen. U kunt er ook voor kiezen om dit niet te beperken. In dat geval zullen álle afschrijvingen die worden gedaan naar een bepaald rekening nummer automatisch worden gematcht volgens de automatische verwerkingsregel die u heeft gemaakt. Voor de verwerking kiezen we hier weer voor het verwerken op vaste grootboekrekening waarbij u als grootboekrekening kunt kiezen voor de btw rekening die u gebruikt voor betaalde btw.

Voorbeeld:

Vragen?

Hopelijk kunt u met deze handleiding aan de slag met het maken van automatische verwerkingsregels om het matchen van banktransacties te automatiseren. Mocht u er toch niet uitkomen of mist u een handleiding in bovenstaand overzicht, bel dan gerust onze helpdesk op: +31 (0)85 – 225 07 63 (Nederland) of +32 (0)78 – 250 302 (België).

in Module boekhouden

Reageer op dit artikel