Betere e-mail aflevering vanuit Silvasoft

E-mailen met Silvasoft

Binnen Silvasoft kunt u vanuit diverse plekken in de software e-mails versturen naar uw relaties. Denk aan inkooporders naar uw leveranciers, offertes & facturen naar uw leads en klanten of pakbonnen naar uw magazijn. Het kan zijn dat er af en toe een e-mail vanuit Silvasoft in de spambox van uw klanten terecht komt. Hier is gelukkig een eenvoudige oplossing voor!

Betere aflevering met SPF

Voor optimale aflevering van uw e-mails die vanuit Silvasoft naar relaties worden verzonden, raden we aan om het SPF record van uw domein DNS aan te passen. In uw SPF record geeft u als het ware toestemming aan Silvasoft om e-mails te versturen vanuit uw e-mailadres naar uw relaties. Het aanpassen van dit DNS record is eenvoudig en kan gedaan worden door uw host / register of uw webbouwer.

Het SPF record aanpassen / toevoegen aan uw DNS

Hieronder een stapsgewijze uitleg over hoe u uw DNS kunt aanpassen om Silvasoft toe te voegen als vertrouwd aan uw SPF. In dit artikel gebruiken we een aantal keren de termen ‘domein’ en ‘record’. Voor de juiste interpretatie van dit artikel leggen we uit wat we bedoelen met deze termen:

Definities:

  • Waar we spreken over ‘domein‘ doelen we op alles wat achter het apenstaartje (@) staat van uw e-mailadres. Oftewel, als uw e-mailadres info@schoenmaker.nl is, dan is uw domein schoenmaker.nl
  • Waar we spreken over ‘record‘, doelen we op een DNS regel voor uw domein. Een domein heeft altijd meerdere DNS records (DNS regels), een SPF record is daar meestal een van.

Het SPF record toevoegen / wijzigen
Er moet een include toegevoegd worden aan uw DNS SPF record. Waarschijnlijk bestaat er al een SPF record, als dat niet het geval is kunt u deze zelf aanmaken. Het toevoegen of aanpassen van dit DNS record kunt u zelf doen bij uw host, of laten doen door uw webbouwer of host.

Een SPF record is een record van het type TXT. Zoek dus naar een knop voor het aanmaken van een TXT regel, of vindt de bestaande regel van het type TXT. Als de inhoud van de bestaande TXT regel begint met: v=spf weet u dat het om het SPF record gaat.

Stappen voor bestaand TXT record voor de SPF instelling

  1. Open uw domein DNS instellingen
  2. Vind het TXT record in uw bestaande DNS configuratie
  3. Voeg de volgende tekst toe aan uw SPF: include:sendgrid.net
  4. Sla de TXT record op

Stappen voor nieuw TXT record voor de SPF instelling

  1. Open uw domein DNS instellingen
  2. Maak een nieuwe TXT record aan
  3. Voer in het eerste invulveld uw domein in, met een punt (.) erachter. Bijvoorbeeld: schoenmaker.nl.
  4. In het tweede invoerveld vult u de tekst voor het SPF record in als volgt: “v=spf1 a mx include:sendgrid.net ~all”
  5. Sla de DNS aanpassingen op

Na het toevoegen of wijzigen van het TXT record voor SPF kan het maximaal enkele uren duren voordat de wijziging goed is verwerkt. Zodra het goed is verwerkt, bent u zeker van een optimale afleverbaarheid van uw e-mails die worden verzonden vanuit Silvasoft.

Let op:

Het is niet toegestaan om meerdere SPF records te hebben, zorg dus dat u maar 1 TXT record heeft waarin uw SPF informatie is opgenomen.

Problemen?

Contacteer uw domein registar of onze helpdesk indien u problemen ervaaart bij het configureren van uw SPF record.

Eigen SMTP instellingen

Indien gewenst kunt u uw eigen SMTP server gebruiken om e-mails vanuit Silvasoft mee te versturen. Als u mailt vanuit een @gmail.com of @yahoo.com of @hotmail.com adres dan raden wij (voor optimale e-mailaflevering) aan om de SMTP instellingen van deze provider in te stellen via de onderstaande stappen. Indien u niet weet wat de SMTP instellingen zijn van uw mailprovider kunt u contact opnemen met onze helpdesk.

  1. Ga naar de module “Beheer”,
  2. Ga dan naar menu item “Instellingen”,
  3. Hier vindt u tabblad “Eigen SMTP instellingen”, en
  4. Bij “Activeer eigen SMTP instellingen?” vinkt u “ja” aan.

U heeft nu de mogelijkheid om de gegevens van uw SMTP servers in te stellen.

  • SMTP Server: hier vult u de SMTP server van uw e-mail domein in, bijvoorbeeld voor Google is dat smtp.gmail.com,
  • SMTP Poort: hier vult u de SMTP poort van uw e-mail domein in,
  • E-mailadres: hier vult u het e-mail adres in waarmee u wilt e-mailen richting uw relaties,
  • Wachtwoord: hier geeft u het wachtwoord op gerelateerd aan het eerder ingevulde e-mailadres,
  • Gebruik SSL?: indien uw e-mail server SSL vereist dan kunt u hier “ja” aanvinken.
  • Gebruik TLS?: indien uw e-mail server TLS vereist dan kunt u hier “ja” aanvinken.

Zodra u de bovenstaande gegevens heeft ingevuld dan kunt u vervolgens controleren door een test e-mail te versturen aan uzelf. Dit doet u door een e-mail adres in veld “Verstuur test naar” in te vullen en op “Verstuur e-mail naar test e-mailadres” te klikken. Als de e-mail correct is aangekomen dan heeft u deze instellingen goed doorlopen en kunt u op opslaan klikken.

Problemen?

  • Problemen bij het configureren van SMTP voor @gmail.com addressen? Lees: probleemoplossing Gmail SMTP.
  • Of, contacteer onze helpdesk indien u problemen ervaaart bij het configureren van uw eigen SMTP server.

 

in Algemeen

Reageer op dit artikel



X
- Enter Your Location -
- or -