Bankbestand uploaden en verwerken (bankboek)

Bankbestand uploaden en verwerken

In dit artikel leggen we uit hoe u een bankbestand kunt uploaden in Silvasoft en hoe u de banktransacties uit het bankbestand vervolgens direct kunt verwerken in uw boekhouding.

Inhoudsopgave:

Om uw banktransacties te uploaden in Silvasoft, dient u eerst uw eigen bankrekeningnummer toe te voegen. Dit kunt u doen door te gaan naar Boekhouding > Bankboek en klik vervolgens op het tabblad ‘Overzicht rekeningen’. Klik op ‘Nieuw’ en vul de volgende gegevens in:

  • Dagboeknummer: een zelf te kiezen nummer.
  • Grootboekrekening: koppel het rekeningnummer aan een bank grootboekrekening (bijv. 1100 Bank).
  • Tenaamstelling: vul de naam in van de bankrekening.
  • Bankrekeningnummer: vul hier uw rekeningnummer in. Als u een IBAN rekeningnummer heeft, vult u het gehele IBAN nummer in. Als u geen IBAN nummer heeft dan vult u uw rekeningnummer in en zet u een vinkje in het vakje onder bankrekeningnummer (IBAN controle overslaan)
  • IBAN controle overslaan: als u geen geldig IBAN nummer heeft ingevuld in het veld hierboven, omdat uw bank bijvoorbeeld nog geen IBAN ondersteunt, dan dient u dit vakje aan te vinken.

Nu u uw bankrekeningnummer heeft toegevoegd in Silvasoft, kunt u uw banktransacties gaan uploaden. U kunt dit doen door opnieuw in het menu te gaan naar: Boekhouding > Bankboek. U komt automatisch in stap 1 terecht. Hier dient u op de eerste blauwe knop ‘Bankbestand importeren’ te klikken.

Vervolgens opent een nieuw scherm waarin u uw bankbestand kunt uploaden. Allereerst dient u aan te geven welk soort bestand u wilt uploaden. Voert u een Nederlandse boekhouding dan kiest u in de meeste gevallen voor een MT940 bestand. Dit bestand kunt u downloaden bij uw eigen bank. Voert u een Belgische boekhouding dan kiest u in de meeste gevallen voor een CODA bestand. Ook dit bestand kunt u downloaden bij uw eigen bank. Vervolgens voegt u uw bestand toe en kunt u optioneel nog een eigen beschrijving toevoegen (bijv. periode januari o.i.d.). Klik vervolgens op ‘Opslaan, importeren & verwerken’.

Alle banktransacties worden toegevoegd aan Silvasoft en u kunt deze in de volgende stap gaan verwerken.

Nu komt u automatisch terecht in stap 2. Hier ziet u een overzicht van de transacties die u heeft toegevoegd en hier ziet u ook of er eventueel fouten zijn geconstateerd onder het kopje ‘Meldingen’. Meestal is dit niet het geval en kunt u naar stap 3 gaan. Hiervoor dient u te klikken op: ‘Stap 3: Te verwerken afschriften’. Deze stap ziet u boven in uw scherm.

In dit scherm ziet u een overzicht van alle toegevoegde transacties. Deze dient u nu te verwerken in uw boekhouding. U kunt dit versnellen door eerst alle zekere matches automatisch te laten bevestigen. Als u bijvoorbeeld een factuur heeft verstuurd met factuurnummer 1234 en u heeft via uw bank het bedrag dat hoort bij deze factuur ontvangen, met in de transactie omschrijving het factuurnummer 1234, dan kunt u deze banktransactie automatisch laten matchen. Silvasoft herkent namelijk direct dat deze transactie hoort bij de door u verzonden factuur. Om alle zekere matches te bevestigen klikt u op de knop ‘Alle zekere matches bevestigen’.

De transacties die nu nog overblijven dient u handmatig te verwerken. U klikt hiervoor per banktransactie op de knop ‘Handmatig verwerken’. De banktransactie wordt nu geopend. Vervolgens ziet u de vraag: ‘Hoe wilt u matchen?’. U kunt nu kiezen uit:

  • Op vaste grootboekrekening: als u de transactie direct aan een grootboekrekening wilt koppelen.
  • Matchen met verkoopfacturen / stornering: als u de transactie aan een verkoopfactuur wilt koppelen om zo de verkoopfactuur af te letteren (op ontvangen te zetten).
  • Matchen met inkoopfacturen: als u de transactie aan een inkoopfactuur wilt koppelen om zo de inkoopfactuur af te letteren (op betaald te zetten).
  • Match met incassorun: als u de transactie wilt koppelen aan een incasso bestand die u heeft gemaakt met Silvasoft.
  • Match met betaalbatch (excasso): als u de transactie wilt koppelen aan een excasso bestand die u heeft gemaakt met Silvasoft.
  • Geavanceerde match: als u de transactie zelf wilt wegboeken via diverse journaalpost regels / eigen grootboekmutaties.

Kiest u bijvoorbeeld voor: ‘Matchen met inkoopfacturen’ dan dient u de inkoopfactuur die hoort bij de banktransactie toe te voegen.

Klik vervolgens op ‘Opslaan’, ‘Opslaan en sluiten’ of ‘Opslaan en volgende’. Dit laatste kunt u doen als u nog meer banktransacties heeft en deze snel wilt verwerken. Dan gaat u namelijk direct naar de volgende transactie. Als u klaar bent met het verwerken van alle transacties kunt u kiezen voor ‘Opslaan en sluiten’.

In principe bent u nu helemaal klaar met het handmatig toevoegen van banktransacties en het verwerken van deze banktransacties in uw boekhouding. Wilt u een banktransactie verwerking nog wijzigen of wilt u uw verwerkte banktransacties inzien ga dan naar de volgende stap.

Wilt u uw verwerkte banktransacties inzien of wijzigen, dan kunt u deze opzoeken in het laatste tabblad ‘Alle (verwerkte) bankafschriften. Hier ziet u een overzicht van alle verwerkte banktransacties.

Conclusie

Hopelijk kunt u met deze handleiding aan de slag met het toevoegen en verwerken van banktransacties. Mocht u er toch niet uitkomen, bel dan gerust onze helpdesk op: +31 (0)10 – 307 39 45.

in Module boekhouden

Reageer op dit artikel



X
- Enter Your Location -
- or -