Aanmaningen en herinneringen versturen

Aanmaningen en herinneringen versturen

In dit artikel leggen we u stapsgewijs uit hoe u een aanmaning of herinnering kunt sturen naar uw klant.

Inhoud:

Allereerst dient u een betaaltermijn in te stellen, zodat Silvasoft kan berekenen wanneer een klant te laat is met het betalen van de factuur. U kunt een algemene betaaltermijn instellen die geldt voor alle facturen. U kunt deze algemene betaaltermijn per relatie of per factuur laten afwijken. Hieronder een uitleg hoe u dit kunt doen:

  • Algemene standaard betaaltermijn voor alle facturen: om een algemene betaaltermijn in te stellen gaat u in het menu naar: Relatiebeheer (CRM) > CRM instellingen > Vul achter het veld ‘Standaard betaaltermijn’ de betaaltermijn in. Als u hier bijvoorbeeld 14 dagen invult dan geldt voor alle facturen die u verstuurd een standaard betaaltermijn van 14 dagen. Dit kan per factuur en per relatie overschreven worden.
  • Betaaltermijn instellen per relatie: u kunt ook per relatie een andere betaaltermijn instellen. Deze betaaltermijn zal de algemene betaaltermijn die hierboven wordt beschreven overschrijven. U kunt dit doen door in het menu te gaan naar Relatiebeheer (CRM) > Klanten > Open een bestaande klant of maak een nieuwe klant aan > Ga naar het tweede tabblad Financieel > Instellingen en zet een vinkje achter ‘Afwijkende betaaltermijn’. Vervolgens kunt u een afwijkende betaaltermijn instellen.
  • Betaaltermijn instellen per factuur: als u een factuur aanmaakt en u wilt dat op die factuur een andere betaaltermijn moet gelden dan de standaard algemene betaaltermijn uit het eerste punt hierboven dan kunt u dit invullen achter het veld ‘Betaaltermijn’. Dus u gaat naar Facturatie > Dashboard > klik op de blauwe knop ‘Factuur maken’ en vul dan de betaaltermijn in achter het veld ‘Betaaltermijn’

Nu moet u bepalen hoe vaak u een herinnering wilt sturen, na hoeveel dagen u de herinneringen wilt sturen, of u na een aantal herinneringen administratiekosten wilt gaan rekenen, etc. Om dit te verduidelijken gaan we in dit artikel met een voorbeeld werken, waarbij we de volgende instellingen willen gaan doen:

  1. 1 dag na het verlopen van de betaaltermijn gaan we de eerste herinnering sturen, die noemen we herinnering 1. In deze herinnering vragen we de klant om binnen 7 dagen het openstaande bedrag te betalen.
  2. 8 dagen na het verlopen van de betaaltermijn willen we de tweede herinnering sturen, die noemen we herinnering 2. In deze herinnering vragen we de klant om binnen 3 dagen het openstaande bedrag te betalen en dat we anders genoodzaakt zijn om € 40,- aan administratiekosten te rekenen.
  3. 11 dagen na het verlopen van de betaaltermijn sturen we de derde herinnering, die noemen we herinnering 3. In deze herinnering rekenen we € 40,- extra administratiekosten.

Hoe gaan we dit verwerken instellen in Silvasoft? Allereerst gaan we de e-mails maken die worden verstuurd naar de klant.

E-mails maken per herinnering

Om de e-mails te maken gaan we in het menu naar Facturatie > Instellingen > Aanmaningen instellingen > E-mailtemplates (3e tabje) > en klikken we op de blauwe knop ‘Nieuw’.

Nu kunt u de volgende gegevens instellen:

  • Template naam: de naam is enkel zichtbaar voor u zelf. We noemen deze e-mailtemplate: ‘E-mail voor herinnering 1’.
  • Templatetype: deze staat standaard goed. De e-mail die u hier gaat maken is voor een aanmaning.
  • Van: hier vult u uw e-mailadres in. Wij vullen hier info@silvasoft.nl in. U dient hier uiteraard uw eigen e-mailadres in te vullen.
  • Namens: hier vult u de zichtbare naam in voor uw relaties. Wij vullen hier Administratie | Silvasoft in. U dient hier uw eigen gegevens in te vullen.
  • Cc: als u wilt dat de aanmaning ook (zichtbaar voor uw klant) naar bijvoorbeeld uzelf wordt gestuurd.
  • Bcc: als u wilt dat de aanmaning ook (onzichtbaar voor uw klant) naar bijvoorbeeld uzelf wordt gestuurd.
  • Onderwerp: hier vult u het onderwerp van de e-mail in. Wij vullen hier als onderwerp in: ‘Eerste herinnering factuur %Documentnummer% (maand %Documentmaand%)’. De woorden die omringt zijn met percentages noem je: tokens. Met tokens plaatst u informatie zoals relatiegegevens of factuurgegevens op uw template of in uw e-mails. De token wordt bij het genereren en versturen van de e-mail vervangen voor echte data. Voorbeeld, u plaatst het token ‘%Relatienaam%’ in een vrij tekstveld. Op het moment dat u de factuur gaat afdrukken wordt dit token vervangen voor de daadwerkelijke naam van uw relatie. De tokens die u kunt gebruiken ziet u in uw scherm staan.
  • Tekstveld: hier kunt u de e-mail typen die u naar uw klant wilt sturen. Ook hier kunt u gebruik maken van tokens.

Voorbeeld:

Voorbeeld:

Vul al de gegevens in voor de e-mail en klik vervolgens op opslaan. Nu heeft u de eerste e-mail gemaakt. Voor de tweede en de derde herinnering kunt u weer andere e-mails maken allemaal op bovenstaande manier. Als u hier klaar mee bent heeft u 3 e-mails aangemaakt die naar uw klanten verzonden kunnen gaan worden.

Aanmaning ontwerp maken

Bij het versturen van een e-mail kunt u ook een document toevoegen waarin bijvoorbeeld staat wat het openstaande bedrag is, of er administratiekosten bij zijn gekomen, etc. Let op dit is optioneel en niet noodzakelijk. Maar voor het maken van een aanmaning document gaan we naar Facturatie > Instellingen > Aanmaningen instellingen > Documenttemplates (2e tabje) > en klikken we op de blauwe knop ‘Nieuw’. Geef de template een naam, bijvoorbeeld ‘Aanmaning template’ en klik op ‘Opslaan en volgende’.

Nu kunt u een document ontwerp maken voor uw aanmaning. Er staan al wat basis aanmaning gegevens op het ontwerp die u kunt bekijken in het vijfde tabje ‘5. Bekijk voorbeeld’. Let op dat veel gegevens die u hier ziet tokens zijn en worden omgezet naar de daadwerkelijke relatie gegevens of de bijbehorende factuur. Als er bijvoorbeeld incassokosten zijn ingesteld zal dit te zien zijn op het document, als dit niet het geval is dan zal dit ook niet worden getoond op het document. Verder kunt u teksten, een logo of briefpapier toevoegen in het 2e tabje ‘2. Wijzig template’ of het 3e tabje ‘3. Voeg achtergrond toe’.

Voor een uitgebreidere uitleg over het maken van een ontwerp of over het toevoegen van bijvoorbeeld een logo of briefpapier aan het ontwerp verwijzen we u graag naar de volgende handleidingen:

Nu u de e-mails heeft aangemaakt, wellicht het document heeft aangemaakt wat u mee wilt sturen naar uw klant en nu u weet welke herinneringen u na hoeveel dagen wilt versturen is het een kwestie van alles instellen. Dit doet u door te gaan Facturatie > Instellingen > Aanmaningen instellingen > Algemeen (1e tabje) > en klikken we op de blauwe knop ‘Nieuw’. Hier vullen we de instellingen van de eerste herinnering in. De volgende gegevens worden gevraagd:

  • Eigen naam: hier vult u de naam in van de eerste herinnering.
  • Volgorde: deze wordt automatisch ingevuld. Volgordes kunt u later zelf aanpassen in het overzicht scherm met de pijltjes naar boven en beneden.
  • Genereer aanmaning na: hier vult u in hoeveel dagen na het verlopen van de betaaltermijn de aanmaning moet worden verstuurd.
  • Incassokosten: hier vult u in of u bij deze herinnering incassokosten rekent.
  • Documenttemplate: hier kiest u de documenttemplate die u wilt versturen naar de klant. Dit is optioneel.
  • E-mailtemplate: hier kiest u de e-mail die u wilt versturen naar de klant.
  • Extra e-mail sturen: hier kunt u optioneel nog een extra e-mail sturen naar bijvoorbeeld een bepaalde afdeling binnen uw bedrijf. Als een klant zijn facturen niet meer betaald kunt u bijvoorbeeld een e-mail sturen naar een bepaalde afdeling binnen uw bedrijf waarin die afdeling wordt gewaarschuwd dat deze klant een betaalachterstand heeft en dat de werkzaamheden bijvoorbeeld tijdelijk stopgezet moeten worden.

Voorbeeld:

Voor elke herinnering kunt u zo een aanmaning regel maken. In ons voorbeeld hadden we drie herinneringen die allemaal zijn ingevuld:

Nu zijn we klaar met alle instellingen en kunnen we de herinneringen gaan versturen. Silvasoft berekent altijd per factuur welke herinnering er moet worden gestuurd. Wel dient u altijd uw administratie bijgewerkt te hebben (bank- en kastransacties verwerkt) zodat u op het moment van het versturen van de aanmaningen ook zeker weet dat een factuur nog open staat en niet al eerder is betaald.

Meer informatie over hoe u een factuur op betaald kunt zetten leest u hier.

Voor het aanmaken en versturen van de herinneringen gaat u naar Facturatie > Aanmaningen en klikt u op de knop ‘Genereer’. Als er herinneringen verstuurd moeten worden komen deze vervolgens in de lijst te staan. U kunt deze nu selecteren en klikken op de knop ‘E-mail selectie’ of als u ze allemaal wilt versturen hoeft u ze niet te selecteren en kunt u op de knop ‘E-mail alle’ klikken. Als u een voorbeeld document wilt zien dan selecteert u een regel en klikt u op ‘Voorbeeldbrief’. Als u een voorbeeld e-mail wilt zien dan selecteert u een regel en klikt u op ‘Voorbeeld e-mail’. Zo kunt u controleren wat er naar uw klant wordt gestuurd en of u alles goed hebt ingesteld.

Als u naar een bepaalde relatie nooit een aanmaning wilt sturen dan kunt u dat per klant uitschakelen. U kunt dit doen door te gaan naar Relatiebeheer (CRM) > Klanten > Open de klant > Ga naar Facturatie (6e tabje) > Aanmaningen (4e tabje). Hier kunt u het aanmanen uitschakelen.

Vragen?

Hopelijk kunt u met deze handleiding aan de slag met het maken en versturen van aanmaningen en herinneringen. Mocht u er toch niet uitkomen, bel dan gerust onze helpdesk op: +31 (0)10 – 307 39 45.

in Module facturatie

Reageer op dit artikel



X
- Enter Your Location -
- or -