Aan de slag met de module Projectmanagement

Aan de slag met de module Projectmanagement

Maakt u gebruik van de module Projectmanagement? Dan kunt u aan de hand van onderstaande handleidingen eenvoudig en snel zelf aan de slag met uw projectmanagement. Onze projectmanagement software is geschikt voor zowel kleinere als grotere projecten. Aan de hand van onderstaande handleidingen kunt u snel uw weg vinden binnen de module Projectmanagement. Heeft u toch vragen? Neem dan contact met ons op!

Inhoudsopgave:

De module Projectmanagement biedt u een robuuste projectbeheer oplossing inclusief: planning en voortgang monitoring, projecttaken en budgettering. Ook heeft u toegang tot de functionaliteit Taken & Agenda. Heeft u na het lezen van dit artikel nog vragen dan horen wij dat uiteraard graag, ook raden wij aan de i-tjes (informatiehelpertjes) die door de gehele module verspreid zijn te raadplegen als meer informatie wilt zien over bepaalde elementen en/of velden.

Om de toegang te krijgen tot de projectmanagement module dient u deze eerst aan te zetten via de module Beheer onder Mijn gebruiker of Alle gebruikers.

Als beheerder van de account kunt u per gebruiker die projectmanagement heeft aangeven of zij projectadministrator of niet zijn. Vink deze instelling uit indien deze gebruiker enkel medewerker rechten moet krijgen.

Een projectmedewerker kan in tegenstelling tot een manager geen projecten aanmaken of wijzigen maar enkel participeren in projecten waar de persoon aan is gekoppeld. Een medewerker heeft tevens geen toegang tot het Relatiebeheer (CRM) gedeelte. Een medewerker kan wel per project als projectleider aangemerkt worden om zo meer rechten binnen een project te krijgen.

De module Projectmanagement kent drie verschillende gebruikersrollen:

  • Projectadministrator: een projectadministrator bewaakt alle projecten, creëert en beheert projecten en wijst projectleiders toe.
  • Projectleider: een projectleider heeft meer mogelijkheden dan een normale medewerker. Zo kan een leider fases aanmaken / wijzigen en taken managen. Zie onze website voor een volledige uitleg van de verschillende rollen
  • Projectmedewerker: een projectmedewerker kan binnen zijn eigen project werken aan taken en het verwerken van het project.

En heeft u met de module Projectmanagement de volgende menu onderdelen tot uw beschikking:

  • Dashboard: vanuit het dashboard hebben gebruikers de mogelijkheid hun projecten in te zien, aankomende taken te vinden, de beste projecten (op basis van de meeste marge), een snel zoeken functionaliteit om binnen projecten te zoeken en de mogelijkheid projecten en projecttemplates te maken (voor de projectmanager).
  • Mijn projecten: projectmedewerkers, projectleiders en projectadministrators kunnen projecten zien waaraan ze gekoppeld zijn. Hier zien gebruikers ook (afhankelijk van hun rol) de nacalculatie & budgettering.
  • Alle projecten: alleen projectadministrators kunnen alle projecten inzien, nieuwe projecten aanmaken en een overzicht houden over de nacalculatie en budgetten en de uiteindelijke afsluiting van projecten.
  • Instellingen: hier kunnen documentcategorieën, projecttemplates en labels beheerd worden door de projectmanager.

Als projectadministrator (en zelfs als teamleider) heeft u veel verantwoordelijk in het reilen en zeilen van uw projecten. De projectmanagement oplossing van Silvasoft helpt u deze informatiestromen en processen te beheersen.

Bij alle projecten vindt u ‘Project details’, ‘Taken & planning’, ‘Nacalculatie & budget’ en ‘Project sluiten’ terug (afhankelijk van uw rol). Hieronder omschrijven wij wat u hiermee kunt doen.

Allereerst dient u een project aan te maken. Gebruik hiervoor de knoppen ‘+ Start nieuw project’ in de schermen ‘Mijn projecten’ of ‘Alle projecten’ of via ‘+ Nieuw project’ onder acties op het projectmanagement ‘Dashboard’.

In beide gevallen komt u uit in het ‘Project details’ scherm.

Projectdetails

In het eerste tabblad dat nu verschijnt ‘Projectgegevens’ geeft u de algemene details van het project in:

  • Naam: de naam van het project.
  • Startdatum: de startdatum van het project (deze mag in het verleden of de toekomst beginnen).
  • Einddatum: de einddatum van het project (deze mag over meerdere boekjaren gaan).
  • Projectnummer: wordt toegekend aan de hand van het hoogst voorafgaand projectnummer. U mag deze ook zelf instellen.
  • Omschrijving: een korte omschrijving van het project.
  • Relatie (optioneel): u mag een project koppelen aan een relatie uit de module Relatiebeheer (CRM).
  • Projectleider(s): hier verschijnen de door de projectmanager gekoppelde projectleiders.
  • Meetellen voor bezettingsgraad: Via de ‘urenregistratie’ module kunnen uren geregistreerd en gekoppeld worden aan een project. Er kan vanuit die module ook een rapport worden gegenereerd over de facturabiliteit en bezettingsgraad van personeelsleden over verschillende projecten. Indien u niet wilt dat dit project wordt meegeteld in de bezettingsgraad van dat rapport vinkt u deze instelling uit.

Nadat u dit heeft ingesteld dan kunt u het project al tussentijds opslaan, opslaan en sluiten (als u uit het scherm weg wilt) of annuleren als u toch niet verder wilt gaan.

Onder tabblad ‘Betrokken personen’ kunt u projectmedewerkers koppelen, ontkoppelen en wijzigen, hun in- en verkooptarieven ingeven en of ze projectleiders zijn of niet.

Onder ‘Fases’ kunt u optioneel de project fasering aanzetten. Hier begint u met een algemene projectfase en heeft u de mogelijkheid nieuwe fases in te plannen. Dit biedt u de mogelijkheid de activiteiten, deliverables en sub projecten van uw project in te geven.

Onder ‘Offertes’ vindt u de offertes terug vanuit de module Sales die gekoppeld zijn aan het project. Bij ‘Foto’s’ vindt u gekoppelde foto bestanden terug gerelateerd aan het project. De ‘Documenten’ zijn zichtbaar voor alle projectmedewerkers zolang ze als ‘Publiek?’ en dan ‘ja’ zijn aangemerkt. Het kan zijn dat bepaalde documenten niet voor de reguliere projectmedewerkers inzichtelijk moet zijn. En als laatste heeft u de mogelijkheid ‘Notities’ te plaatsen bij het project. Bij deze notities vindt u de naam van het teamlid dat deze heeft geplaatst. Een notitie kan alleen bewerkt worden door diegene die deze geplaatst heeft.

Taken & planning

U kunt bij projecten binnen Silvasoft gebruik maken van ‘Project fasering’. Hiermee worden projecten opgedeeld in meerdere sub projecten of deliverables. Elke fase kent zijn eigen duur en eventueel eigen verkooptarieven. Om de fasering te benaderen nadat deze zijn aangezet bij de ‘Project details’ klikt u in het projecten scherm op ‘Taken & planning’.

In dit scherm vindt u de volgende tabbladen:

  • Actieve fases: dit zijn de taken waar u toegang toe heeft en welke nog niet historisch zijn gemaakt.
  • Historische fases: u ziet hier alle fases waar u toegang toe heeft en welke als historisch zijn aangemerkt.
  • Taken backlog: hier ziet u alle taken welke niet aan een fase zijn toegekend. U kunt dit gebruiken om taken voor dit project in te zetten welke u nog niet in een bepaalde fase kunt indelen, maar wel wilt registreren.
  • Labels: u kunt hier labels beheren om te gebruiken voor uw taken. U kunt nieuwe labels ook aanmaken bij het maken of bewerken van een taak.
  • Fase beheer: hier kunt u de fase zelf beheren. Dit is hetzelfde scherm als dat u vanuit ‘Project details’ kunt benaderen.

Van de tabbladen in dit scherm is de ‘Actieve fases’ het tabblad waarin de meeste projectleiders en projectmedewerkers zullen werken.

In dit scherm ziet u meerder fases met daarin de duur van de desbetreffende fases. U ziet hoeveel taken een fase bevat en wat de voortgang van de gehele fase is (percentueel). Verder kunt u fases verslepen, de fase uitklappen om alle onderliggende taken te zien en taken toevoegen.

Zodra u een fase uitklapt ziet u een lijst met alle taken binnen de fase. U kunt zoeken naar specifieke taken en alle details inzien van de taak. Ook taken kunnen versleept worden maar ook gemuteerd en eventueel verwijderd worden.

Door op een taak te klikken ziet u de taak de ‘Taak details’. Hier heeft u de mogelijkheid de stamgegevens van de taak te zien en te muteren.

Een todo lijst in te zien van activiteiten binnen de taak.

Ook kunt u reacties plaatsen die door de projectmedewerkers in te zien zijn en kunnen er bestanden gekoppeld worden aan de taak. In dit scherm kunt u ook de status van uw taak veranderen.

Zodra uiteindelijk de taak is afgerond kunt u deze op ‘Afgehandeld’ zetten en door deze taak wordt dan een streep gezet!

Let op: taken die in de projectmanagement module aan u gekoppeld zijn worden inzichtelijk op de agenda van menu item ‘Taken & Agenda’. Als u projectleider bent heeft u de mogelijkheid ook de taken van uw projectmedewerkers te raadplegen.

Nacalculatie & budget

Het laatste onderdeel wat u kunt terugvinden per project is het ‘Nacalculatie & budget’ scherm. In dit scherm vindt u een overzicht van alle kosten en opbrengsten voor dit project. U kunt tevens een budget & begroting instellen en daarmee monitoren hoe uw budget verbruik verloopt. Daarnaast vindt u hier (afhankelijk van uw toegang) onder andere snel terug welke inkopen, verkopen en uren op dit project zijn geregistreerd. In dit scherm heeft u toegang tot de volgende tabbladen:

  • Calculatie: hier vindt u de calculatie terug die bepaald wordt om het resultaat van het project te bepalen.
  • Budget & begroting: hier kan het uitgave budget en de opdrachtsom ingegeven worden.
  • Uren: hier ziet u alle urenregistraties gekoppeld aan dit project. Via het tabblad ‘Calculatie’ kunt u zien welke kosten zijn gemaakt op basis van deze registraties.
  • Verkoopfacturen: hier ziet u de regels van alle verkoopfacturen welke gekoppeld zijn aan dit project.
  • Inkoopfacturen: hier ziet u de regels van alle inkoopfacturen gekoppeld aan dit project.
  • Bank: hier ziet u alle bankboekingen welke gekoppeld zijn aan dit project en vindt u een resultaat op basis van alle gekoppelde bankboekingen terug.
  • Kas: hier ziet u alle kasboekingen welke gekoppeld zijn aan dit project en vindt u een resultaat op basis van alle gekoppelde kasboekingen terug.
  • Memoriaal: hier ziet u alle memoriaalboekingen welke gekoppeld zijn aan dit project en vindt u een resultaat op basis van alle gekoppelde memoriaalboekingen terug.

Met taken & agenda heeft u een overzicht van alle (project) taken binnen uw bedrijfssoftware pakket, maak eenvoudig taken aan en werk samen aan komende ‘deliverables’. Deze bestaat uit de volgende onderdelen.

  • Aankomend, Achterstallig en Afgehandeld: hiermee kunt u zien welke taken u binnenkort dient te behandelen, welke taken nog achterstallig zijn en welke u reeds heeft afgehandeld.
  • Agenda: heeft ziet u al uw eigen taken terug maar ook alle publieke taken binnen de administratie in een agenda weergave. U kunt taken aanklikken en slepen naar andere dagen en/of de duur van de taak verhogen of verkleinen. De weergave van dit tabblad kunt u ook zetten naar een Maand, Dag of Week overzicht.
  • Doorverwezen taken: een overzicht met alle taken die aan u zijn doorverwezen of die u zelf heeft doorverwezen.
  • Scrum board: waarin u een ‘Todo’, ‘Bezig’ en ‘Afgehandelde’ taken overzicht heeft waarmee u efficiënt uw openstaande taken kunt verwerken.
  • Lijst / Export: biedt de mogelijkheid om gemakkelijk een lijst van uw taken te exporteren.
  • Tonen: met tonen kunt u als project leider ervoor kiezen om uw eigen taken maar ook taken van uw project medewerkers inzichtelijk te maken vanuit uw eigen account.

Ook heeft u Instellingen waarmee u de opties van taken & agenda meer eigen kan maken.

  • Persoonlijke instellingen: u heeft de mogelijkheid om iedere dag gemaild te worden met een overzicht van uw openstaande taken.
  • Labels: u kunt labels beheren die gebruikt kunnen worden op taken.
  • Taken importeren: via onze taken import functionaliteit kunt u eenvoudig externe taken via ons import format binnenhalen.

Hoe maak ik een taak en verwerk ik deze?

In het ‘Taken & Agenda’ scherm heeft u direct de mogelijkheid een nieuwe taak aan te maken (+ Nieuwe taak).

Nieuwe taken kunnen (optioneel)  aan een project en (optioneel) aan een projectfase gekoppeld worden. Hoe u taken inricht leest u hieronder:

  • Project (optioneel): het project waar de taak aan gekoppeld is.
  • Projectfase (optioneel): de fase van het project waar de taak aan gekoppeld is.
  • Titel: de titel van de taak. Als deze leeg is wordt de omschrijving getoond.
  • Omschrijving: de omschrijving van de taak.
  • Toewijzen aan: taken kunnen toegewezen worden aan andere gebruikers met de module Projectmanagement.
  • Labels: met labels kunt u taken categoriseren, filteren en terugvinden.
  • Geschatte duur: hier geeft u aan hoeveel tijd u verwacht dat een taak zal gaan innemen.
  • Uiterlijke datum: de uiteindelijke deadline wanneer een taak afgerond dient te worden. Deze dient binnen de einddatum van het optioneel gekoppelde project te vallen.
  • Uiterlijke tijd: de uiterlijke eindtijd (op de einddatum) wanneer de taak afgerond dient te worden.
  • Status: de actuele status van de ticket, deze zijn; Open (licht blauw), Gepauzeerd (oranje), In behandeling (donker blauw) en Afgehandeld (groen).

Er zij ook drie aanvullende Instellingen per taak zichtbaar via ‘Meer instellingen tonen’. Dit zijn:

  • Publiek?: of alle medewerkers van de administratie deze taak in de agenda zien of enkel de persoon die deze heeft aangemaakt en/of doorverwezen heeft gekregen. Enkel degene die de taak heeft aangemaakt kan deze publieke taak verwijderen of wijzigen.
  • Herhalen?: of deze taak vaker voorkomt dan deze keer. U krijgt direct de mogelijkheid deze ‘herhaling’ in te plannen.
  • Relatie: als u een project heeft geselecteerd dan wordt de relatie van dit gekoppelde project gebruikt. U kunt ook optioneel hier (los van een project) zelf een relatie bij selecteren. Taken gekoppeld aan relaties zijn bij de relatie in de module Relatiebeheer (CRM) in te zien.

Zodra u een taak heeft aangemaakt verschijnt deze in het ‘Agenda’ tabblad op de datum en tussen de tijd die u ervoor heeft ingegeven.

Als u de taak open klikt dan krijgt u de mogelijkheid de status te bewerken en deze (indien afgerond) op ‘Afgehandeld’ te zetten en eventuele wijzigingen aan te brengen in de taak.

Vragen?

Hopelijk kunt u met deze handleidingen aan de slag met de module projectmanagement. Mocht u er toch niet uitkomen of mist u een handleiding in bovenstaand overzicht, bel dan gerust onze helpdesk op: +31 (0)10 – 307 39 45.

in Aan de slag metModule projectmanagement

Reageer op dit artikel